ICTシステム GAKUDOUを導入している学童保育様よりフェーズ導入して良かった点などをお聞きしました。
こちらでは部分的に時間をおいて導入を行ったそうで、一度導入することでの混乱を防ぐように工夫したそうです。

－まずICTシステムの導入のきっかけを教えてください。

児童の管理が紙の帳票だったんですよね。だから、新しく入所した児童と辞めた児童が分かりにくくて。
辞めた児童はノートに二重線を引いて。「タイショ」と書いていたのですが、間違って他の児童に二重線を引いてしまい、書き直したり。
また、新しく入所したお子さんを書いたのに、職員に情報が行きわたっていなくて二重に書いてしまったりしていました。

そして、学童に来るはずのお子さんが来ない問題。子供ですから、帰り道に友達の誘惑に負けて友達の家に行ってしまったり、公園に直行してしまったり。
とても心配でした。特に学童期は下校時にトラブルに巻き込まれる可能性が高いので、施設側としても注意はしているのですが。

さらによくあるのが、児童がお手紙を持ち帰らない、持ち帰ってもカバンの中でぐちゃぐちゃになっていて、保護者に渡らない、という悩みです。
保護者への連絡事項が滞り大変でした。

そんなこんなで、フェーズ1は児童と保護者情報の電子化、フェーズ2は児童入退室の管理、フェーズ3は保護者お知らせの電子化としました。

－なぜフェーズごとに分けたのですか？

職員はあまりデジタルリテラシーが高くないんですよ。年齢的なこともありますが。そのような職員に対して、一度にどさっと導入することには抵抗感がありますし、理解を得られないと思ったんですね。
ですから、部分的に導入して、慣れてきたら次を導入する（使う）という作戦に出ました。これが良かったのかもしれません。
お互いに分からないことを聞き合ったりし、職員同士のコミュニケーションも活発になりました。
タブレットの画面には使っていなくても、機能やメニューは見えているので、「次はこれを導入するのかな」という意識付けになったのも良かったです。

-フェーズ1：児童保護者情報はどうでしたか？

電子化することでダブって退所処理や入所処理をすることがなくなりとても便利になりました。
GAKUDOUは学年ごとに検索できるので、その学年の児童が今現在何名いるのかも簡単に把握できます。
同時に、入所と退所にQRコードを使うようにしました。これが児童や保護者からとても好評で。保護者からは「楽しんで読み込ませています」というお声をたくさんいただきました。
児童もちょっとお姉さんお兄さんになったような感覚になるのでしょうか？面白がって読み込ませていました。ただ、子供達は何度も何度もやりたがるので制止するのに大変でした(笑)。

-フェーズ2：児童入退室の管理の導入について教えてください。

本日の入退室情報では入室するはずの児童が時間になっても来ない場合、赤字で表示されるようになっています。これがとても便利でいつまでたっても来ない児童は施設としても不安です。
全く来る気配のない児童には保護者に連絡帳から連絡を入れています。
連絡帳はまだ一部の職員を連絡帳係として処理をお願いしていますが、そのうち職員全員ができるといいですね。
保護者もすぐに「我が子が学童に行っていない」と気づくので、子供の携帯に連絡を入れたりできます。慌てて来るお子さんもいますし、保護者から「やはり今日はお休みします」とすぐに連絡が来たりもします。
そして、施設側からお休みの処理を行うやり方を一部の職員が習得して行っています。

-フェーズ3：保護者お知らせ導入はいかがですか？

これは確実に紙よりも便利ですね。保護者全体にお知らせもできますし、学年ごとにもできます。また個人お知らせ機能があるので、その個人だけにお知らせを送れるのも便利です。
「子供達はちゃんとお便りを持ち帰ったかな、カバンの中で眠っていないかな」という心配がなくなったのは本当に良かったです。