ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。
コミュニケーションや書類整理、入所手続きなどもすべてアナログで大変だったという学童保育所H様。自治体からICT化の話がきて、メリットを聞いてすぐに職員で話し合い、ICTシステムの導入を受け入れてからは作業が見違えるほど軽減されたとのことです。コミュニケーションがスムーズになり、保護者や職員のやりとりが特定の方だけでなく、幅広く支援ができるようになってきたとおっしゃっています。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

手書きの連絡帳に学童保育所便りなどのプリント、手書きの申し送りノート、手書きの伝言メモに電話が施設の職員や保護者との連絡手段というかなりアナログなやりとりを続けてきました。もちろん役所や近隣の学童保育所とのやりとりも電話か出向いて。手間もコストも掛かりますし、コミュニケーションもうまく行かなかったり、メモやノートの漏れや紛失でミスもありました。毎年保護者に分厚い封筒で入所手続きと継続手続きしてもらうことや、そのチェックなども大変でした。そんなときに自治体からICT化と補助金のお話をいただき、導入に踏み切った形です。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか？

今本当に過渡期で、手書きの連絡帳とシステムでの連絡の通知を行っていますが、同じ内容を一斉に送信できるのが本当に楽ですし、実際に保護者が確認されたかどうかがわかるので安心です。

子どもたちが入室したときに連絡帳を提出するのですが、その声掛けをして、数を数えて確認して、という手間が減っていますし、連絡帳を入れ間違えたとか、メモ用紙を紛失して探したとかのクレームに繋がることも大幅になくなりました。いつも職員の誰かが何かを探して慌てているという時間がなくなったので、その分子どもたちや保護者の方とのコミュニケーションに時間を欠けられるようになったと思います。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか？

どういうメリットがあるのか、どのように使えるのかなどの説明があったり、操作をするための動画を見たりしたので、これはいいねという声はありましたが、反対の声などがなくて実際に導入の話を持っていったときには安心しました。

やはりタブレットやパソコンを学童保育所でこれまで使ってこなかったので、今慣れている途中の職員もいます。子どもたちのほうが職員に教えてくれたり、写真を撮ってくれたりして、思わぬ方向でコミュニケーションがとれるようになっています。これまであまり職員と話してくれなかった子もタブレットを介して距離を縮めてくれるようになりました。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか？

生まれたときからパソコンや携帯電話が身の回りにあったような若い保護者ばかりなので、アプリの導入もスムーズでした。むしろ待っていたという声が多かったです。やっぱり、お休みをするにも早退をするにも、学校にも学童にも連絡を入れなければいけない、しかも電話でとなると学校はともかく学童保育所は連絡できる時間帯が午後からになってくるため、忘れてしまう保護者の方も多かったので、お休み連絡など緊急の連絡を24時間いつでもできるというのは利便性が高いとおっしゃってもらっています。あとは連絡帳も画像がついてかなり好評です。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか？

機械とシステムに慣れることでしょうか。あとは近隣の学童保育所と連携をとったり、サポートスタッフの方にもかなりちょくちょく電話して聞いたりしていましたが、すぐに解決できたので特に苦労した点はないですね。職員も保護者様もコミュニケーションが円滑になることがわかっていたので本当にスムーズでした。今後は学校や自治体との連携をもっとスムーズにできるようになると、保護者様や職員の負担がもっと軽減されるのではないかと期待しています。