ICTシステムを導入してから、学童保育の運営がスムーズになり、人手不足も解消され、保護者からも好評を得ている、という嬉しいお声をたくさんいただくようになりました。
今回お話を伺ったのは、とある首都圏で学童保育所を運営するH様。
たまたまITリテラシーの高い大学生のアルバイトが入ってくれたので、この機会に「彼に甘えよう！？」と思って導入に踏み切ったそうです。
職員の業務の効率化が図れましたし、保護者からも大変好評とのことです。

－まず、ICTシステムを導入するに至った経緯を教えてください

少し前に大学生のアルバイトさんが来てくれました。その時に「えー？全部紙でやっているんですかー？うそでしょー」と何気なく言うのでちょっと気になってはいました。
今の大学生は授業関連やゼミ関連の連絡事項も全てICT化されており、逆にまだ紙で運用している状況が信じられなかったようです。
その大学生は4年生で、1年もしないうちに卒業し、就職してしまうので、「このタイミングを逃してはいけない！」と導入を決めました。
彼にはICT化のミーティングや導入説明について、なるべく一緒に参加してもらい、使い方を覚えてもらいました。
というよりも、「職員がITに詳しい大学生に甘えた」と言った方がいいかもしれませんね。
その大学生もIT業に就職するそうで、勉強のため、と快く一緒に参加してくださいました。

－どの部分を導入したのですか？

必要だと感じたのは、児童や保護者の情報管理、お知らせの配信、保護者との連絡やり取り、お休みなどの入退室の管理です。
日報類はフォーマットがあり、既にPCで操作していたので特に導入はしませんでした。

－児童や保護者の情報管理のセキュリティーが心配だったとか？

それまでエクセル表で管理していたので、誰でも参照できてしまうというか。セキュリティーが心配だったんです。もちろん悪用するようなスタッフはいないと信じたいですが、重要な個人情報なため、もっときちんと管理したかったんです。GAKUDOUは児童情報や保護者情報にアクセスできる権限を職員個別に設定でできるので、施設長と主任のみに参照・更新権限を与えました。

－お知らせの配信は活用されていますか？

もちろんです。最も使っていると思います。今まで手紙を出していたのですが、wordで作成して、コンビニで印刷して児童に渡す、ということを行っていました。でも児童が保護者に渡し忘れたり、その日前後にお休みをしている児童に渡し忘れたりして混乱していたんです。
このシステムは一斉に通知ができますし、どの保護者が未読かもわかるので、未読の保護者だけ連絡帳でフォローすればよいので助かっています。

－保護者との連絡帳のやり取りはいかがですか？

お知らせ配信は、施設→保護者と連絡が一方通行ですが、連絡帳は施設⇔保護者の双方でやり取りができるので使い分けています。
保護者からの返信が欲しい連絡は連絡帳を活用しています。
「〇〇ちゃんの保護者に連絡をしたいんだけど、ここ数日休みだし、電話をしても出ないし･･･」このような悩みは解決されました。

－お休み連絡などの入退室管理は便利に使われていますか？

今まで児童がお休みの時は「学童に行く友達に言って職員に伝えてもらう」という児童が多かったんです。でも小学生ですから忘れますよね。言っていることもあいまいですし。
だからといって、保護者も「忙しい職員さんに電話はしにくい」とのこと。
保護者がスマホで簡単にお休み連絡や遅刻連絡ができるので、とても助かっています。
学童に来る予定の児童の数と何時ごろに来るのかが一覧で表示されるので、いつまでたっても来ない児童だけ連絡帳などからフォローすれば良くなり、効率がかなり上がりました。

－アルバイトの大学生には辞めてほしくなかったのでは？

本音を言えばそうですが、彼の就職してしまう時期が分かっていたので、職員も「いつまでも大学生に教えてもらうのではなく自分で覚えなきゃ」という意識が高まりました。逆に良かったのかもしれません。
アルバイトの大学生は操作を覚えるのも早く、システムの全体像をとらえるのも上手だったので助かりました。
でも今は職員全員操作ができるようになっています。快く彼を送りだしてあげられましたよ！