「全て手作業なのは非効率」「ICTシステムの導入によって無駄な作業が減った」このような声をたくさん聞くようになりましたね。
一方であまりIT操作に詳しくない指導員が多いため、導入に二の足を踏んでいたり、現場のスタッフの理解が得られなかったりし、なかなか具体的な話にならない･･･こんな声も良く聞きます。
そんな中でも思い切って導入に踏み切ったが施設もあります。そんな施設に導入事例をお聞きしました。

－どんな経緯でICTシステムGAKUDOUを導入するに至ったのですか？

まず、学童保育所に通う児童が増えてきたことが大きな要因です。指導委員も毎日いるわけではないので、なかなか名前や来る頻度などが覚えられなかったりしていました。
そして情報の共有も難しく、例えば職員Aさんが児童Zさんのお休みの連絡を電話で受けたとします。その時にホワイトボードにお休みの児童を書いていたのですが、バタバタして書き忘れてしまったり、昨日の情報を消し忘れてしまったり。児童の安全が把握できないなと感じたことが要因です。
保護者からも「きちんと行っているのか分からないことがある」との声もありました。そこで思い切ってICTシステムの導入に踏み切りました。

－児童の情報管理と入室退室管理をまず導入したのですよね？

そうです。児童の入室と退室が良く把握できていなかったので、まずはそこからと思っていました。児童情報と保護者情報の一元管理も一緒に導入しました。
児童は自分のQRコードが印字されたカードを持っていて、入室の時と退室の時にカメラに読ませることで、時間が自動的にシステムに反映されます。
それと同時に保護者に連絡メールも送信されます。これが保護者にとても好評でした。
保護者には「我が子が学校帰りに道草を食っているのでは？」と思ったりしていたそうですが、入室時と退室時に自動的にメールが届くのでとても安心していられる、とのお言葉もいただきました。

-多少のカスタマイズをお願いしたのですよね？

そうです、こちらの学童は「夏休みだけ」「春休みだけ」「冬休みだけ」に利用する児童もいて、管理がとてもややこしかったので少しカスタマイズをお願いしました。
児童の利用種類という設定項目を設けて「1年中」「夏休み」「冬休み」「春休み」「土曜日のみ」の中からどれかを選択するようにしました。
保護者には利用予定日を事前に入力してもらうので、それぞれの利用種類に応じて人数が簡単に把握できるようになりましたし、どの日にどれくらいの人数の児童が入室予定なのかもわかるようになりました。

-職員のシフト作成も簡単になったとか？

職員が足りない日と十分足りている日が把握できるようになったのでシフトの割り当てがスムーズになりました。
「この日は利用予定人数が多いな」という日に職員を多めに割り当てたりできるようになりました。

－お知らせ配信と保護者との連絡帳も活用されているとか？

そうですね。お知らせは今までは紙だったので、PCで作成して人数分コピーして、帰りがけに保護者に渡して、自分で帰る子には渡して･･･本当に大変でしたが一斉配信ができるのでとても便利になりました。
さらに、保護者ごとに「未読」「既読」が分かり、未読の保護者だけに一斉にメールが送信できるので、これでだいぶお知らせは読んでもらえるようになったと感じます。
質問があったら連絡帳に記載してもらったりし、それに対して連絡帳にて返答したりできるので、とても楽になりました。

－どうやって職員の理解を得たのですか？

これはもう「ICT化します！やります！」と宣言するしかないですね。そしてまずは「児童と保護者情報の一元管理」「入退室の管理」「お知らせの配信と連絡帳のやり取り」機能だけにしました。
また、各職員で持ち回りとして「入力係」を決めました。そうすることで、誰かに入力の負担が偏ることを無くしました。
タブレットが苦手な人は多めに「入力係」をやってもらい、覚えてもらうと同時に、「入力係」の人は「児童の対応よりも入力を優先し、周りの職員はそれを配慮すること」と決めました。
今ではどの職員も入力ができるようになりましたよ。