最近ICT化が進んでいるのは分かっていても、いざ行動に移そうとなるとなかなか踏ん切りがつかない･･･このような施設様は多いのではないでしょうか。
どの機能から導入しようか、職員の理解は得られるのか、保護者はちゃんと使ってくれるのか、心配事を考えたらきりがありません。
しかしいざ導入してしまえばそれなりにうまく行くもの。ここでは色々とあった末にICTシステムGAKUDOUを導入してやはり正解だった、という施設様にその様子をお聞きしました。

－ICT化のきっかけは何でしょうか？

保護者様からの要望があったことです。保護者様は様々企業で働いており、お子さんが学童に通っている方がほとんどです。
会社の昼休み等に保護者同士で子どもの学童保育について話すことはよくあるようで、「スマホを使って入室や退室が分かる」「お知らせは電子化されている」「お休みの連絡はスマホからさっと送るだけ」などの会話があるようです。
そこである保護者様から「うちの学童はなんでまだ手作業や電話なんですか？」や「アプリの導入予定はないのですか？」「遅れていて会社で会話にさえ入れない」といった声が増えてきました。
そこでいろいろと調べたのですが、こちらのICTシステム「GAKUDOU」はたくさんの機能の中から基本機能だけを導入できるようなのでこちらに決めました。

－保護者や職員からはどんな声があったのですか？

保護者から声が多かったのは
①子どもが入室や退室を本当にしているのか、またそれが何時なのかわかるようにしてほしい。
②お休みなどの連絡は、学童の職員さんがいる時間帯に電話しなければならないのが不便。
③提出しなければならない書類が分かるようにしてほしい
職員から声が多かったのは
①電話対応時間を減らしてほしい
②正確な利用人数を把握したい
でした。
しかし一番年配の職員からは反対意見がありました。「いままで手作業で何とかなっていたのにわざわざお金をかけてICT化する必要があるのか？」「保護者との直接コミュニケーションのきっかけが失われる」と。しかし彼女はスマホもなかなか触れないほどの機械音痴。そのため、その方にはICT関連の操作は行わなくてOKということにして話を進めました。

－どの部分から導入したのですか？

まずは児童と保護者の情報管理を電子化して、入室と退室の実態を把握することです。こちらのシステムはQRコードで打刻をするシステムなのですが、子どもたちは結構面白がって読み込ませてくれたので助かりました。
その都度保護者のスマホにメールやプッシュ通知が行くので、保護者からも「把握しやすくなった」と好評でした。
次にお手紙やお知らせを電子化し、保護者に必ず情報が行きわたるようにしました、提出してほしい書類は、「施設からのお知らせ」でまず連絡し「お子さんに書類は渡しています」と記載しました。もし紛失した場合は「提出書類一覧」からダウンロード・印刷して提出もできるようにし、またもらうなど工夫をしました。これで、提出してほしい書類の漏れはほとんどなくなりましたね。
お休みの連絡もアプリからできるようにしました。これであれば夜中や早朝でもアプリからお休みの連絡ができるので、保護者からは「いちいち職場からタイミングを見計らって電話する必要がなくなった」と好評でした。

-職員の方はどうですか？

毎月、日ごとに何人利用したのかを一覧表にして自治体に提出しなければならないのですが、以前はちょっと適当に報告していまして。それがばれてしまったことがありました。
こちらのシステムでは、利用した児童は自動的に人数がカウントされ、利用状況として一覧で見られるので自治体へ提出する書類の作成が楽になりました。
もちろん電話も減り、その分子ども達と過ごす時間増えました。

この施設のように、保護者から「うちの学童は遅れている」と指摘されて重い腰を上げる、なんていう学童保育も多くあるようです。
保護者は乗り気でも職員に年配者が多くて反対にあう、ということもあるようですね。
本当に抵抗を示す職員には「システムは触らなくていいですからお子さんの見てあげてください」として分担する方法でもOKなのかもしれません。