ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。
慢性的な人で不足に悩まされてきたという、Ｙ放課後児童クラブ様は、少ない人数ですべての業務をこなすために、報告書などは各自が残業してこなすしかなかったといいます。しかし、ＩＣＴシステム導入後は、時間効率がアップしたとのことです。

―ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

ICTシステムの導入には主な目的がいくつかありましたが、中でも重視したのが時間効率をアップさせることでした。従来の手作業や紙ベースの作業では非常に時間がかかり、特に出席管理や情報の共有に関してがネックでした。GAKUDOUを導入することで、これらの作業を自動化し、職員が業務に費やす時間を大幅に削減できると考えました。

―GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか？

GAKUDOUを導入してから、期待通りいくつかの側面で、時間効率がアップしました。
まずは、出席管理です。以前は、毎日の出席簿を手で記入して、更新する必要がありました。GAKUDOUでは子どもたちの出席情報がリアルタイムにデジタルで記録され、出席リストの作成が自動化されました。これにより、毎日の出席確認に費やす時間が大幅に短縮され、スタッフは他の業務に専念できるようになりました。
次に、活動履歴についてです。こちらも、その日の活動に関する記録を手書きする必要がなくなりました。GAKUDOUは子どもたちの活動をタブレットで記録して、報告書が自動生成できます。スタッフは活動の監督に集中できるうえ、記録作業にかかる時間が減少しました。
また、保護者とのコミュニケーションも効率的になりました。システム内で保護者とのコミュニケーションが簡素化され、迅速に情報を伝えることができるようになりました。電話やメールのやり取りにかかる時間が削減され、情報提供がスムーズに行えるようになったと思います。

―導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか？

導入時にはスタッフの中には新しいシステムに対する慎重な態度を持つ人もいましたが、今では全員がGAKUDOUの利便性を実感。もはやGAKUDOUなしでは業務が成り立たないほど頼りにしています。最初のうちは操作に慣れず、個々に課題や苦労があったかもしれませんが、結果的にはスタッフ全員がシステムをほぼ使いこなせるまでになりました。

―導入後保護者様の反応はいかがでしょうか？

児童の親御様からの反応も非常に好意的です。子どもたちの活動や健康状態をリアルタイムで確認できたり、連絡事項やイベントなどの情報も迅速に受け取ることができたりするので、多くの保護者が安心感を抱いています。先日も、ある共働き家庭の児童のお母様から、連絡のやり取りなどにかかる時間が節約できるのが便利だとの感想を伺いました。

―ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか？

最初のうちは、正直苦労もありました。うちの施設にはスマホやタブレットを使い慣れない世代の職員もいるので、スタッフ全員のトレーニングが最初の壁でした。また、システム設定や、既存のデータを新しいシステムに移行して使うのも課題でした。これに関しては、サポートセンターの方に電話やメールで質問して、親切に教えていただけたので助かりました。
しかし、これらの苦労も日が経つにつれ解消され、今ではほぼメリットばかりの状態です。GAKUDOUの導入により、うちの施設でいちばんの課題となっていた小人数での業務効率アップにつながりました。春からまた新たな児童を受け入れることになりますが、去年のように混乱せずに済みそうです。