ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。
PTA役員が主導して、小学校や学童保育所のICT化を図っており、自治体より保護者が主体運営している学童保育所A様。
従来のPTA役員の業務負担を軽減すべく、ICTシステムの導入を決められ、GAKUDOUによって目標であるコスト削減とPTA役員の作業業務負担軽減を叶えられました。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

全児童にお便りを配る際の印刷作業の手間や負担についてPTA役員の人から話を聞いていました。PTA総会を主軸にして、その前後にかかるお知らせやアンケートのプリント、総会の資料などたくさんの紙が使われ、その全てが手作業で行われていました。世の中はデジタル化の流れができていたので、PTAからペーパーレス化を提案してみてはという感じで、とにかく役員さんの作業負担を軽減したいということから導入を進めました。
負担が軽減されることで、PTA役員や学童保育の保護者役員のなり手を増やすことが最終目的です。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか？

完全にペーパーレス化できたと思います。年度の終わりや始まりは保護者への書類が山程あり、そのほとんどが前年度から引き継がれてきた全時代的なものです。
「この資料を説明会で持ってきてほしい」というプリントを配ることから始まり、ほぼ必ずと言っていいほど資料をわすれる保護者がいます。
印刷する手間、郵送する手間、説明会に資料を忘れてきた保護者をフォローするための予備の資料を用意する手間などがICT化され、オンラインでやりとりすることで必要がなくなり、かなり負担は軽くなったと思います。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか？

PTA主導で支援員の先生たちは最初遠慮がちでしたが、便利で作業効率が上がること、必要以上に保護者とかかわる必要がなくなることも含めてとても喜んでもらえました。
こどもたちの入所降所の管理がスムーズになったことや、保護者への連絡がマイページへの発信で一手間で済むようになり、「また電話しなければいけない」といった職員の精神的なストレスもなくなったので、こどもたちとのふれあいの時間が増えました。

学校でのことや勉強のこと、人間関係のことなど話を聞くようになり、そこから保護者とのコミュニケーションのしやすさも生まれています。
せっかくのICT化なので、より良く使えるように、現場の声と保護者の声をあわせて協力体制が取れています。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか？

保育園からICTシステムに慣れている保護者が多いので、導入後はかなりスムーズに受け入れてもらえました。
むしろなぜこんなにプリントが必要なのかと職員の方に問い合わせがあったくらいです。
ICTシステムの導入に保護者の方が積極的だったためよりスムーズに導入が進んだと思われます。
保護者のマイページの方にお知らせを配信することになり、高学年の保護者の方は、こどもにプリントを出させる手間がなくなって、知らない、聞いていないというトラブルがなくなったと好評です。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか？

特になかったです。もともと緊急連絡用に使っていたメール配信を利用してマイページの周知を行ったので、導入するときにイチから保護者に説明はしませんでした。
年度の変わり目の説明会の際に少し説明をはさみましたが、特に問題はなかったです。支援員の先生たちからもスムーズに受け入れてもらえました。