ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。
これまでシフト管理をエクセルで行ってきたという学童保育所Z様。スタッフの出勤時間もバラバラのためミスや漏れがあり、修正も手間だったとのことです。前職が保育士のスタッフから提案され、ICTシステムを導入したところ、思っていた以上にシフト管理が改善されたとの声をいただきました。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

シフト管理を楽にするためです。これまでエクセルファイルでずっとしていたのですが、とにかく手間で。コピー＆ペーストして作り、修正や計算も本当に時間がかかっていました。

今年入職した前職が保育士のスタッフからICTシステムを利用すればかなりシフト管理が楽になるということを聞いて、まずはお試しで導入してみようとなったのです。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか？

正直、こんなに楽になるとは思っていませんでした。パソコンですることになるのだから結局修正の手間は変わらないだろうと思っていたんです。実際はワンクリックで修正が可能ですし、電話やメールでやりとりしていたスタッフとの確認作業も直接スタッフがシステム上に申請やメッセージを残してくれることで手間がかなり緩和されました。

これまでエクセルファイルで管理していたので確認や修正も学童保育所のパソコンで確認しないとできなかったのです。そのためお休みのときに次の出勤を確認しようと思ったら、その日に出勤のスタッフに電話して確認してもらうこともありましたが、今はスマホですぐに確認が可能になり、本当に楽になりました。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか？

土曜日や長期休暇中の出勤など、シフトが曖昧になったときに確認が楽になったとスタッフからはかなり好評です。シフト調整もわかりやすいですし、申請や修正がしやすくなったというスタッフが多いです。やはりふとした時に確認ができるのが良いという声がありました。

思わぬところで好評だったのが子どもたちの入退室管理です。これまではプリントアウトした名簿をバインダーに挟んで入退室時間を手書きしていましたが、今回ICTシステムを導入したことで自動で時間を登録、保育料や延長保育を計算してくれ、かなり便利になりました。子どもたちと過ごす時間も増えたようです。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか？

こちらもまずは入退室管理が好評でした。お迎えにいらっしゃる保護者は退室の時間と名前、続柄を手書きしなければいけませんから、それがなくなったのでスタッフと雑談しながら子どもたちが退室準備を整えるのを待つことができるため、コミュニケーションをとる時間が増えたのです。

アプリを入れてもらうのもあまり抵抗なくできたので、こちらより連絡帳機能を使いこなしている保護者の方もいらっしゃいます。長期休暇中の子どもたちの様子をもっと画像でも載せてほしいとの要望があったので、現在スタッフと検討中です。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか？

スタッフに導入を提案されたときと、自治体の説明を聞いたときにはハードルがちょっと高いと実は思っていました。パソコンやタブレットの整備、ネット環境の整備、子どもたちの情報の登録など何かしら始めるための時間や費用がかかることを懸念していたのです。設備投資に見合ったメリットが本当にICTにあるのだろうかと考えていました。しかし、サポーターの方にネット環境からパソコンのセットアップなど細かいところまで教えてもらい、わからなくなったら電話で回答ももらえたので、一歩踏み出したらずいぶん楽になりました。

今はとりあえずお試し導入ということではじめたところですが、これから本格的に使いこなしていこうと考えています。