紙で手書きでのやり取りは、心がこもっている感じがあって好き･･･それはとてもよくわかります。
しかし限界を感じている施設職員や保護者もいるはず。
近年共働きの家庭が格段に増え、学童保育の需要は高まるばかり。首都圏では需要に対して供給が伴っていない状況が続いています。
「職員の負担を何としても軽減して職員数を増やしたい」
「なるべく子どもたちと過ごす時間を増やしたい」
悩みは共通ですね。
こちらでは「ICTシステムGAKUDOU」を導入し、作業の効率化が図れたと同時に、保護者とのコミュニケーションが円滑になった、という施設様の生の声をご紹介しましょう。

－電子化するにあたって、壁はありましたか？

もう、壁だらけですよ！まず子どもを相手に仕事をしてきた方たちは総じてITが苦手なんです。良さを説明しても分かってもらえない。電子化することによって自分たちの作業がどれくらい楽になるか、間違いが減るか、子どもたちの安全のためになるかをどうやって分かってもらったらよいか、悩みました、

－ITが苦手な職員たちを納得させるためにどういう方法をとったのですか？

ICTシステムGAKUDOUさんの担当者さんに、実際にうちにいる子どもたちのデータを何人か提供し、登録してもらってデモンストレーションを行ってもらいました。もちろん児童のデータは本物ですからデモンストレーション後に全て削除してもらいましたよ。
職員がこのデモを見て、「〇〇さんが入室して･･･」「××さんの保護者に連絡して･･･」「△△さんはお休みの連絡が来て･･･」のように、実際によくある日常の作業を電子化するとどうなるかを見てもらいました。
これで職員はかなり現実的に感じられたみたいで、部分導入からしてみてもいいかも、となりました。分かりやすく説明していだいた担当者さんには感謝です。

－あまり話さないタイプの保護者さんとも良くコミュニケーションが取れたとお聞きしました

そうなんです。それはとても良かったことという認識です。保護者のタイプも本当にそれぞれで、こちらから特に話しかけなくても向こうからいろいろとお話ししてくれる方もいますが、あまり話したがらない、物静かな方もいます。
保護者会であえてご意見をうかがっても「あ、はい｡｡｡」とあまり話してくれなくて。
でもそんな保護者さんでも、スマホの上だったら話に花が咲く？というか。子どものことについて聞いたら詳しく教えてくれたり、悩みがあったら連絡帳に書いてみてくれたりしました。
そのため、その子の様子や性格など、職員も良く把握できてよかったなと思っています。

－どの機能から導入したのですか？

連絡帳・一斉お知らせ配信・入退室管理・児童と保護者の情報管理です。GAKUDOUの担当者さんに聞いたら、まずこの4つから導入する施設が多いとお聞きしたのでそうしました。
連絡帳については、毎日使用せずに連絡がある時だけ使用する、という独自のルールにしました。
ただ、お休みするときだけはかならず連絡を入れてもらうようにしました。
一斉お知らせは、紙で配らなくてよくなったのでとても効率が良くなりましたよ。
入退室管理はQRコードをカメラにかざしてピッと打刻するのが楽しいらしく、子どもたちも喜んで使ってくれています。QRコードのカードを忘れてもipadから自分の学年と名前をタップして打刻ができるので、便利です。
出席簿がダウンロードできるので、その月に何人利用したかもすぐに把握でき、市町村への報告時に役立ちます。

－やはり導入したメリットは大きいですか？

もちろんです。こんなに便利ならもっと早く導入すればよかったです。子どもたちの利用状況の把握もカンタン。保護者への連絡もカンタン。お休みの子の把握もカンタン。
できれば本部に送る日誌や月次利用報告も電子化してほしいですが、こればかりは市町村単位で一斉に導入しないといけないので、もう少し先になりますかね･･･