ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。
保護者からの悩み相談やクレームが多く、連絡手段が対面か電話しかなかったため、対応に時間を取られることが多かったK様。保護者との電話応対、もしくは対面で疲弊したスタッフが退職することが続いていました。しかし、ICTシステムを導入したところ、思っていた以上にスムーズに保護者対応ができるようになり、クレームが減っただけでなく、これまで自己主張がなかった保護者から悩みを相談されることが増えて、顧客満足度が改善したそうです。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

保護者対応をスムーズにするためです。電話の時間は限られているし、対面もお互い忙しい時間帯ですからなかなかしっかりと受け付けることが難しい。言った言わないの水掛け論になることもありましたし、イベントのプリントをもらっていない、連絡帳を紛失したからわからないなどアナログな面からクレームに繋がることもあったためです。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか？

まず、怖い顔をして入ってくる保護者の方が減りました。連絡事項など大切なことはスマホアプリでいつでも確認ができるので、お子さんの普段の様子の雑談や、連絡帳機能でのやりとりの補足などでお話があったり、あとはあまりお話をされない保護者の方が連絡帳機能であれば子育ての悩みなどを打ち明けてくださったり、お子さんの様子を詳しく伝えていただいたりして、スタッフのその後の対応に感謝の声をかけていただくことが増えました。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか？

今回ICTシステムを導入したことで、目に見えて表情が明るくなった気がします。最初は「時間がないのに余計なことをする」という声もありましたが、パソコンやタブレット、スマホでシステムに慣れてくるとその利便性の高さにもっと早く入れてほしかったと言われました。

もっと保護者に寄り添いたい、子育て支援をしたいというスタッフの希望を叶える形になったこともあり、離職率も減りました。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか？

かなり良好です。サポートの方にフォローいただいて、ICTシステム導入にあたっての保護者説明会を行ったのですが、説明会の途中からネットで使い方を確認したり、アプリをインストールする方法を聞いてこられたりと最初から保護者の方には好評でした。

前述した通り、普段は挨拶くらいしか交流がなかった保護者の方から連絡帳機能を利用して子育ての悩みを打ち明けていただいたり、感謝の声を届けていただいたりしました。時間がなかったり、対面でのコミュニケーションをとるのが苦手だったりといった保護者のニーズにピッタリだったのでしょう。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか？

スタッフに導入を提案した時、スタッフ同士も殺伐とした空気感となっていたので、セッティングや説明会、慣れるまでの移行期間について苦言を呈するスタッフがいました。離職率が高いこともあって、一人ひとりのスタッフの負担が大きく、ICTのシステムを導入するということがどんなにメリットがあると言われても現実味がなかったのかもしれません。そんな中、学生アルバイトさんが実習先の保育施設で保育士がタブレット端末やスマホを使いこないていたことを話してくれたのです。そこから少しずつ興味を示すスタッフが増えていき、件の苦言を呈していたスタッフもまずはお試しで、ということで始まりました。

スタッフはもちろん、保護者への説明会でもサポートの方にフォローしてもらったのは本当に助かりました。