最近、多くの学童保育ではICT化がすすめられているとのこと。
職員の皆さんがまず初めにICT化したいのが「児童の出席管理」と「児童と保護者の個人情報の電子化」でしょう。
学童施設の職員は、あまりIT関連は得意ではない人が多いと聞きます。
確かに、保育士や看護師、介護士など、リモート勤務ができないエッセンシャルワーカーは、PC等の操作する機会は限定的かもしれません。
ここでは施設長が音頭を取り「思い切って部分的にICT化をした」という施設様をご紹介。
使ってみると皆その便利さにはまり、別の機能も順次挿入する予定になったとのことです。

－ICTシステムの導入は、施設長の「エイヤで！」という昭和の思い切りが必要だったとか？

はい。周りの施設からは「ICT化したらホントに楽になった」「職員が辞めなくなった」などと聞いていました。でもいざうちの施設に導入するとなると、電子機器の苦手な職員たちが賛成してくれるか不安だったのですが、昭和の「エイヤで！」精神が必要でした。

確かに職員さんの理解が一番必要ですね。

そうです。「紙での管理できているのに、わざわざ電子化しなくてもいいのでは」という声はありました。でも紙の管理って不安でした。
ご多聞に漏れず、我が施設も職員の入れ替わりが激しいんですよ。なので、児童や保護者の個人情報が色々な人の目に触れることに抵抗がありました。
今回、GAKUDOU-ICTシステムのオンライン説明会にキーパーソンとなる職員2名に参加してもらい、納得してもらいました。

－GAKUDOU-ICTシステムを選択した理由は何ですか？

お値段がお安いことですね。児童が50名以下なら、月額5,500円（税込み）で利用できます。
初期導入費用も、入り口に置くiPad用のアカウント22,000円(税込み)、安心保障パック：3,300円（税込み）だけ。iPadは知り合いから中古品を安く譲っていただきました。
このお値段で基本的な機能は全て備わっています。そして、使う機能をこちらで選び、順次導入できることころに魅力を感じました。私だっていきなり全て電子化されるのは嫌ですよ。

フェーズ1：「児童の出席管理」と「児童と保護者の情報の管理」
フェース2：「保護者様へのお知らせなどの配信」
フェーズ3：「職員の勤怠管理」

このようにして、フェーズ1について職員皆が理解し操作できるようになるまで、無理矢理フェーズ２に進まない、などと決めました。

－確かにお値段が安いのはありがたいですね。

はい。職員もギリギリの報酬でやってますし、パートさんもそんなに時給を挙げられないので。
でもエイヤ！で導入して良かったです。操作研修も丁寧にやっていただけき、これも職員から大変好評でした。
職員からは「こんなに便利になるのだったらもっと早く導入しても良かったかもね。私たちはいわゆる食わず嫌いだったのかもね」と言われました。

―どんな点が便利になったのですか？

子ども達が施設に来た時間と帰る時間が自動的に保存されます。同時にその日に利用した人数も把握できます。もちろん学年も。それらを月ごとに集計できますし、Excelでダウンロードできます。親会社や自治体に提出する書類の作成が楽になりました。
児童と保護者の情報も、はじめはGAKUDOU-ICTシステムの担当者さんにCSVファイルを作ってもらい、一度に登録したので楽でした。別途ぱらぱら入会するお子さんについては、その都度入力保存すればいいのでこちらも楽ですね。

－セキュリティ面も安心だったそうですね。

職員毎に権限を付けられるんですよ。ですから個人情報を参照・更新できるのは限られた職員のみにしました。これでアルバイトやパートがちょくちょく入れ替わっても個人情報が見られることがないので安心です。

－これからICTシステムを導入しようとしている施設様にアドバイスをお願いします。

迷っている時間がもったいないです。とにかくまず導入してみて、試しに使ってみてほしいです。「やはりうちの施設には合わなかった」となったら解約すればいいのですから。
その点、GAKUDOU-ICTシステムはお値段が安いので始めやすいと思いますよ。