スタッフの勤怠管理が楽になり、事務作業の負担も減りました
放課後児童クラブでは、子どもたちの見守りや保護者対応だけでなく、スタッフのシフト作成や勤怠管理、各種書類の作成など、さまざまな事務作業が発生します。特に少人数で運営している施設では、支援員が子どもたちと接しながら事務作業も担当しているケースも少なくありません。
今回は、スタッフの勤怠管理に課題を感じたことをきっかけに、ICTシステム「GAKUDOU」を導入したという、福島県内のとある放課後児童クラブの施設運営者さまにお話を伺いました。
―GAKUDOUシステムを導入したきっかけは何ですか？
言いづらいのですが、実は一番のきっかけは、私自身がスタッフの勤怠管理でミスをしてしまったことです。
うちはもともと少人数で施設を運営しているので、子どもたちの見守りや保護者の方への対応はもちろん、日々の事務作業も基本的には支援員が行っています。子どもたちが来る時間帯はどうしても現場が優先になりますし、その合間を見ながら事務作業をしていると、スタッフの出退勤や勤務時間の確認までなかなか気が回らないことがありました。
一度、勤怠時間の集計でミスをしてしまったことがあって、「今後同じことを繰り返さないためにも、仕組み自体を変えたほうがいいのではないか」と考えるようになりました。
そこで、学童の業務と一緒にスタッフの勤怠も管理できるシステムを探したことが、GAKUDOUを導入するきっかけになりました。
―導入はスムーズにいきましたか？
比較的スムーズだったと思います。
正直なところ、ICTシステムを導入すると聞くと、最初は「操作を覚えるのが大変そう」というイメージもありました。ただ、実際に触ってみると画面も分かりやすく、基本的な操作で大きく迷うことはありませんでした。
導入時に操作についての研修があったことも大きかったですね。
最初に使い方を確認してから実際の運用を始められたので、スタッフ全員が安心して使い始めることができました。今では日々の業務の中で普通に使えています。
―特に役に立っている機能があればおしえてください
やはりスタッフの勤怠管理ですね。
以前は忙しい日に確認が後回しになってしまったり、月末になって勤務時間を改めて確認したりすることがありました。
GAKUDOUを使うようになってからは、スタッフの出退勤の記録をシステム上で確認できるので、「この日の勤務はどうだったかな」と一つひとつ確認する手間がかなり減りました。
残業時間や総勤務時間なども確認できるので、施設を運営する側としても状況を把握しやすくなったと感じています。何より、以前のような勤怠管理のミスがなくなったことが大きいですね。
「忙しくてもシステムを見れば確認できる」という安心感ができたことで、私自身の負担もかなり軽くなりました。
―スタッフの皆さまの反応はいかがですか？
みんな「だいぶ楽になったね」と話しています。
うちは事務専任のスタッフがいるわけではなく、基本的には支援員が現場の仕事と事務作業の両方を担当しています。ですから、事務作業にかかる時間が少しでも減ることは、スタッフにとってかなり大きいと思います。
特に勤怠はスタッフのみんなのお給料にも関係することなので、以前のように確認ミスなどで迷惑をかけることがなくなった点は、みんな本当に喜んでくれています。
ICT化というと「子どもの入退室管理」や「保護者との連絡」というイメージが強かったのですが、実際に使ってみると、働いているスタッフの業務を支えるためにも役立つものなんだと感じています。