学校が終わったあとの子どもたちが安心して過ごせる学童は、保護者が安心してわが子を預けられる場所でなくてはりません。
近年ますます、子育て家庭にとって震えるような事件・事故が後を絶たない中、仕事中のパパ・ママでも子どもたちが今日も無事に学童に入った・出たことがわかる「入退室の通知」は、最重要機能といえます。
今回は、そんな入退室お知らせメールが特に好評だという、都内の放課後学童クラブの園長先生にお話を伺いました。

質問1：ICTシステムの導入はいつ頃ですか？導入時はスムーズに移行できましたか？

導入したのは約1年半前です。以前から出欠管理や保護者との連絡、各種記録業務について「もっと効率化できないか」という課題を感じており、業務改善の一環として導入を決めました。
導入当初は、長年紙で管理してきた業務をシステム化することへの不安もありました。特にベテランスタッフの中には「今までのやり方のほうが慣れている」という声もありましたが、サポートセンターによる研修や職員同士のフォローで徐々に慣れていきました。

質問2：ICTシステムを導入してみて、スタッフのみな様の反応はいかがでしたか？

最も多かったのは「事務作業の負担が減った」という声です。
以前は欠席連絡の電話対応や紙の出席簿の確認、保護者への連絡事項の作成などに多くの時間を費やしていました。しかし、システム導入後は多くの業務がデジタル化され、確認や集計にかかる時間が大幅に短縮されました。
また、職員同士の情報共有もスムーズになりました。以前は引き継ぎノートや口頭で共有していた内容をシステム上で確認できるため、勤務時間帯が異なる職員同士でも同じ情報を把握できるようになりました。
結果として、子どもたちと関わる時間が増えたことを喜ぶ職員が多かったですね。

質問3：保護者のみな様の反応はいかがでしたか？

保護者の皆さまからは非常に好意的な反応をいただいています。
特に共働き家庭では、仕事中に電話を受けることが難しい場合もあります。そのため、スマートフォンから簡単に連絡や確認ができることに大きなメリットを感じているようです。
また、お知らせや行事案内がアプリで確認できるため、「プリントを子どもがなくしてしまった」ということも減りました。

質問4：保護者の皆さまの間で「入退室お知らせメール」機能が特に好評、と伺いました。具体的にどのような事例があったのでしょうか？

この機能は特に保護者の満足度が高い機能の一つです。
例えば、以前は「今日は本当に学童へ到着したかな」「もう帰宅したかな」と気になっても確認する方法が限られていました。現在は、子どもが学童へ到着した際や帰宅する際に自動で通知が届くため、保護者の方がすぐに状況を把握できます。
実際に保護者の方から、
「仕事中でも到着通知が来るので安心できます」
「祖父母がお迎えの日でも入退室が確認できるので不安がありません」
「子どもが無事に学童へ着いたことが分かるだけで安心感が全然違います」
といった声をいただいています。
また、習い事のある児童についても、「学童を出発した時間が分かるので予定が立てやすい」と好評です。

質問5：ICTシステムを導入して、そのほかどのような問題が解決できましたか？

大きく改善されたのは、情報管理と業務効率の面です。
以前は紙の書類や連絡帳、電話連絡など複数の手段で情報を管理していたため、確認漏れや伝達ミスが発生することもありました。しかし、現在は情報が一元管理されているため、職員全員が同じ情報を確認できます。
また、行事案内や緊急連絡を一斉配信できるようになったことで、印刷・配布作業も大幅に削減されました。
さらに、出席状況や利用実績などの集計作業も簡単になり、事務作業の時間短縮にもつながっています。