ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。
週に1度、職員手作りのお便りで子どもたちの様子を保護者に伝えていた学童保育所I様。しかし、手作りするとさまざまなトラブルから子どもたちと触れ合う時間が減っていたとのこと。ICTシステムを導入することで改善されたそうです。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

金曜日に1週間のまとめとして子どもたちの様子をまとめたお便りを職員が手作りし、印刷して保護者に配布していました。
しかし、普段の業務に圧迫され翌週に作成がずれこんでしまったり、プリンターの調子がおかしくて印刷がままならなかったりと紙ベースのおたよりはどうしてもトラブルが発生してしまいます。そうなってくるとどうしても子どもたちと触れ合ったり、保護者に対応する時間が減ってしまっていました。
ICTシステムでおたよりをペーパーレス化して作業効率を図り、子どもたちと触れ合う時間を増やす目的で導入しました。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか？

最初はおたよりだけ業務軽減されればいいかと思っていましたが、保護者のマイページやメッセージ機能を駆使して連絡帳や単発のお知らせなどさまざまな紙ベースのものをなくしていきました。
業務のほぼ全般をペーパーレスへ移行することができ、業務効率が格段にあがったと実感しています。

おたよりは週1回とお伝えしていたのを楽しみにされている保護者からの問い合わせもなくなったので、職員のストレスもだいぶ解消されたのではないかと思っています。
最初はおたよりの業務軽減だけだったのが、さまざまな方向に良い影響がでて、ICT化は成功でした。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか？

連絡帳やおたより作成で発生していた夜遅くまでの残業がかなり減りました。
使い勝手がよいICTでシステムのおかげで職員の方から機能使用の提案があったり、保護者の提出書類などの用紙の配布も必要ないようにしたりと、どちらかというと受け身だった職員からICTシステムの業務活用に関して前向きな意見が聞けています。

他の保育施設と変わらず職員の離職率が高かったのですが、運営システムの改良に職員が意見を出してくれるようになったのでこれからの定着率アップに期待がもてそうです。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか？

毎週のお便りはうれしいけれどかさばるし、遅れがちだけどなくしてほしくはないという声が挙がっていたのがICT化で一気に解決しました。
週1だったお便りもよりコンスタントに送信できるようになったので、喜んでいただけています。
保護者のマイページから緊急連絡を伝えられることも好評です。

また、わざわざ職員・保護者双方に相談することでもないかもしれないと迷われていたレベルの悩み事や子どもが読んでしまうことを懸念する相談事もメッセージ機能で伝えてもらえることができるようになり、より密なコミュニケーションがとれるようになりました。
子どもの言動や保護者の対応などに対する様子もすぐに共有できるようになったので、子どもの見守りにもさらに力を入れられるようになっています。
家庭への子育て支援に手を回せるようになったのは学童保育所の職員としても嬉しい限りです。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか？

スマートフォンでの閲覧設定がうまくできない職員や保護者がいたり、一斉送信の設定ができずに何度も送信してしまったりといった失敗や問題もいくつかありましたが、一度浸透すると問題なく使えるようになったのでクレームもありませんでした。