人手不足が叫ばれる学童業界。なかなかスタッフが集まらず、集まった思ってもすぐに辞めてしまったり、ベテランスタッフとやり方が合わなかったり。
そんな施設様でもこちらのGAKUDOU-ICTシステムを導入して、新人もベテランも双方が協力できるようになった、という嬉しいお声をいただくことが増えました。
いったいどんな点が良かったのでしょうか？

－導入に至ったきっかけを教えて下さい

どこもそうなんでしょうけど。スタッフの入れ替わりが結構あるんですよね。ベテランのスタッフさんで長く勤めていただいている方もいるのですが、新人さんが入ってきてちょっとぶつかったりして、辞めてしまったりするんですよ。
これはもうICT化をしていちいち「聞かないと分からない」を減らした方が良いと思いました。

－どんな点に留意しましたか？

まずは、業務の流れを分かりやすくする、ということです。ベテランが普通に行っていることでも、新人からすればこれはこれでいいのかな？と感じたり、無駄なのでは?と感じたり。
なので保護者との連絡や出欠確認を見える化して。いちいち確認しなくて良いことにしました。

－具体的に良かったことはありますか？

施設の開所前のミーティングで、「今日の欠席は誰々・・・遅刻は誰々・・・」「一斉連絡しなければならないことはこれこれ・・・」としてたのですが、その場で聞いても忘れてしまいますよね。
しかも開所してから、お休みや遅刻や早退の連絡が入ったりします。
保護者から質問をされて一斉に回答をしなければならないこととかも出てきます。
いちいちミーティングしなくても、タブレットで管理するのでＯＫ、となりました。
これは大きいです。

－新人さんも戸惑わないですよね。

はい、若い大学生のアルバイトは逆に「なんでシステム化しないんだろう、効率が悪いな」と思っている方が大半です。
一方で子育て経験のあるベテランの指導員は「保護者とコミュニケーションしてなんぼ」「スタッフと話してナンボ」と思っています。
もちろん、コミュニケーションはとても大切ですが、機械でやればいいことや機械に任せておけばいいこともあります。
そうしていくことで、必要なコミュニケーションだけに集約されていきます。

－新人でも、タブレットを確認すればわかるということが大切ですね

はい。ベテランがその都度説明するよりも、システムを見ればわかるという作りはありがたいです。
ベテランはまた人が辞めたから次の人に説明しなくてはと荷が重いんですよね。

－この先生しか知らない、が減るのはいいことです

それはもっともです。もちろん、自治体とのやり取りで、施設のベテランしか把握していないことはありますが、それは全員が共有しなくても良いことです。
全スタッフで共有すべきことが簡単に共有できるのは便りっです。

－スタッフマイページがかなり使われているとか

開所前や前日に読んでおいて欲しいことはお知らせで配信し、ミーティングでは「この件について詳細は読んでください」で済むので時間が短縮できます。
イベントの共有も便利です。「このイベントを企画しました」と一斉配信しておけばスタッフも忘れてたってことが減りますので。

－これから導入を考えている施設様に一言どうぞ

スタッフ同士のコミュニケーションが劇的にスムーズになりました。「この件の詳細は一斉お知らせを見ておいて」とすれば、あとでスタッフマイページに」ログインすれば確認できます。
いちいち「これはこうで・・・」と説明するよりもはるかに効率が良いです。
あとで情報が錯綜してもスタッフお知らせ一覧で確認できるのでありがたいです。