全国の学童保育では人手不足が叫ばれて久しいですね。
「ICTシステムを導入すれば職員の負荷が減る」とは言われているものの、実際に導入するとなると、日々の業務以外に環境を整えたり、操作を覚えたりしなければならないため、先延ばしにしている施設が多いと聞きます。
ここでは思い切って導入した施設様をご紹介します。

-ICTシステムについてどのようなステップを踏んで導入をしましたか？

こちらの学童保育は、この付近の地域に数か所、同じNPO法人が運営している施設です。今回、一斉に「GAKUDOU-ICTシステムを導入しよう」という話になり、今年度の初頭から動き出しました。
まずは5月に説明会と勉強会、6月にテスト導入、8月から本番運営となりました。

-ICTシステムを導入しようと思った一番のきっかけは何でしょうか？

やはり児童の入退室の管理です。放課後って子どもにとって誘惑が多く？まっすぐ学童保育に来てくれないことも多々あって、遅れてくる子が結構いました。
そんな遅れてくる子たちを画面で一覧で見られたりするのは便利だな、と。
また、お休み連絡を電話でくれる保護者もいれば、周りのお友達に「伝えておいて」という保護者もいて、ちょっとルールがあいまいになっていました。
そんなゴタゴタを整理しようとも思いました。

-職員さんはどのような反応でしたか？

こちらの職員は40代以降が多いのですが、それなりにスマホは触っている世代ですので、とにかく「スマホの操作以上に難しいのはNG」と考えていました。
こちらのGAKUDOU-ICTシステムは施設側は基本的にタブレットで管理するので、スマホの操作に近い形で操作ができます。
入力欄を少なくしており、プルダウンから選んだり、ラジオボタンやチェッボックスで選択したりする部分が多かったのも決め手になりました。
これなら40代以上の職員でも十分操作できるなと感じました。
実際に職員はそれほど抵抗なく操作してくれましたよ。
それよりも、「入退室の管理が楽になるのなら、これくらいの操作は覚えなくては」と思ったようですね。

-実際に導入しみて効率はあがりましたか？

はい。保護者からお休みや遅刻の連絡が来てもすぐに把握できるのが大きいですね。今までは、来ない子が、お休みだったか遅刻だったか、台帳で管理するしかなく・・・。
台帳は色々な職員の書き込みがあってとても見にくかったのですが、画面で一覧表示されるのはとてもありがたいです。
入室予定となっていても来ない子がすぐにわかるのでフォローがしやすくなりました。連絡帳で連絡ができます。
また、学校で同じクラスの子に聞いてみて「〇〇君は残って図工の続きをやってるよ」何て情報ももらえます。そんなアナログな情報も大切。デジタルとアナログのいいところが合わさって効率が上がった感じがします。

-保護者の皆さんはどんな反応でしたか？

やはり、いちいち電話を掛けなくていいのが楽だと皆さん口々におっしゃっています。また、次月の入退室予定が入力できるので、「来月の自分と子どもたちの予定を再確認できる機会ができたのは大きい」とおっしゃる保護者もいました。
さらに児童情報と保護情報を紐付けてデータで管理できるのも良い、と言われます。「今まで紙に手書きで、そこらへんに個人情報が散らばっているのが不安で嫌だった」と言われました。確かにその通りです。
GAKUDOU-ICTシステムでは限られた権限の職員しか個人情報にアクセスできないようになっていますので。

-今後ICTシステムの導入を考えている施設様に何かありますか？

職員もスマホの操作の延長程度であれば、すぐに操作を覚えてくれますので、あまり心配しなくても大丈夫だと思いますよ。
なにより子どもたちの入退室の予定の管理や、実際の入退室・お休みの管理などがシステム化されるとこんなにも楽になるのか！と実感します。
迷っているのであれば、まずはGAKUDOU-ICTシステムの紹介だけでもお願いしてみることをおすすめします。