児童の相手をするだけで日々手一杯の状態。どこの学童保育も同じ悩みを持っているのではないでしょうか。
ここでは、GAKUDOU-ICTシステムを導入して、日々の児童の入室退室の管理や日誌の作成について効率が上がったという施設様をご紹介します。

－ICTシステムの導入に踏み切ったきっかけは何でしょうか？

こちらの学童保育では、日々の児童たちの入退室について、職員が台帳に「今日は〇〇さん来たね、チェックOK」と手作業で記入していました。
ただ、数人がドドドっと入ってきたり、台帳を書いている間に他の児童から話しかけられたりして、記入がおろそかになってしまうことが良くあったんですね。
台帳に記入しようとしてもすぐに外遊びに出て行ったりしてしまって。人数を把握するのが一苦労でした。

また、日々の業務日誌を記載するのも手作業だったので負担でした。
一度夕方に書き終えた後に、怪我をした児童がでたりすると、その旨を記載しなければならないのですが、ギリギリ下まで書いてしまってスペースがない、なんてこともありました。

そんなこんなでICTシステムの導入に踏み切りました。

－職員の反応はいかがでしたか？

最初は皆あまり良い顔をしなかったんです。「これ以上作業が増えるの
？」なんて聞かれました。
確かに手作業で慣れている職員にとってはその方が効率が良いと思うかもしれません。ただ記載間違いや人数の把握間違いについてこのままではいけない、という思いは皆持っていたようです。
また、最近は他の施設でも「ICTシステムを導入しました」という噂をかなり聞くようになって、後れを取っちゃいけないと感じていあこともあったかもしれません。

－導入に踏み切ってからどうでしたか？

まず施設長である私自身が率先して触って覚えました。そして主任クラスの諸君に色々と伝授。主任もだんだん覚えてくれるようになって、「これ便利ですよね」と。そして他の諸君にも上手く広げてもらって(笑)。
ちょっと時間はかかりましたが、なんとか稼働しています。

－児童の入室退室の管理について使ってみていかがですか？

各児童がQRコードを読み込ませるのですが、ちょっと楽しいみたいで児童から率先してやってくれるようになりました。
QRコードを読み込ませると自動的に保護者様に入室を知らせるメールが届くので、保護者様からも安心だという感想をいただいています。
またお休みする時も保護者様の携帯から簡単にお休み連絡ができ、すぐに施設側に届くのでそれも便利ですね。

－日誌の作成については、職員のみなさんはどのような反応示しましたか？

手書きから解放された影響は大きかったです。
その日の入退室の人数やお休みの人数が自動的に反映されるのはとても便利ですね。
また、以前は手書きの日誌に上長が承認をして印鑑を押し、それをわざわざコンビニまでコピーしに行って、施設保存用と自治体に送る用としていました。
施設保存用はファイルに閉じ、自治体に送る用はFAXしていたんです。
電子化されたことによって、ipad内に自動的に日々保存されるようになります。印鑑もやめ、職員ごとに権限を持たせ、承認するようにしたので楽になりました。
自治体への送付は、日誌をexcelでダウンロードしてメールに添付して送る方法にしたので、かなり負担が軽減されました。

－まだICTシステムの導入に踏み切れない施設様も多いと聞きます。何かアドバイスはありますか？

まず、施設長がやると決めて一番に操作を覚えることがいいと思いますよ。
「導入するからスタッフさんたちよろしくね」じゃあダメです！
トップダウンで自ら指揮しないと他の職員はついてきませんから。
また、最初から全て電子化するのは現場から抵抗されるので、まずは、児童の入退室だけから始めるとか、日誌の電子化だけから始めるとかをおすすめします。