施設がICT化されて、運営や日々の業務負担が楽になったというお声をたくさんいただきますが、GAKUDOUの機能は多岐にわたります。

今回はその中でも特に、ギャラリーに掲載する写真が保護者の皆さまに好評だという、埼玉県のとある放課後児童クラブ様にお話をお伺いしました。

―ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

ICTシステムを導入した主な目的は、運営の効率化や職員同士・職員と保護者のコミュニケーションのため、そして保護者との関係強化でした。

日々の管理業務、特に出席管理やイベントの通知、保護者からの問い合わせへの対応などが、従来の紙ベースや電話によるものでは手間がかかり、情報の共有もわかりづらいものでした。

ICTシステムにより、これらの業務をデジタル化し、効率化が図れたと思います。

―スタッフの皆さまの反応はいかがでしたでしょうか？

最初は新しいシステムへの慣れと、操作方法の習得に苦労するスタッフもいましたが、徐々にシステムの利便性を理解し、積極的に利用するようになりました。

特に、日常業務の時間短縮が体感できたことから、スタッフの間では非常に好評です。

施設内で勉強会を開いて、スタッフがシステムを早く使えるようにも配慮しました。

―ICTシステムを導入して、どのような問題が解決しましたか？

複数の問題が解決しました。

例えば、出席管理がデジタル化されたことで、紙ベースの記録と比較してミスが大幅に減少しました。また、保護者とのコミュニケーションも改善され、保護者からの緊急の連絡や、日々の子どもたちの様子を共有するのが容易になりました。

イベント管理に関しても、ICTシステムを通じての情報共有がスムーズになり、参加希望者の管理がわかりやすくなったと思います。

―中でも保護者ページのギャラリー更新機能が保護者の方々に好評だと伺いましたが、具体的に親御さま方はどのような反応ですか？

保護者の皆さまからの反応は非常に好評です。ギャラリー機能を通じて、子どもたちの日々の活動や成果を写真で瞬時に共有できるようになったことが、保護者としては非常に嬉しいと。

仕事などで忙しく、直接施設を訪れる機会が少ない親御さまも少なくないので、この機能は子どもたちの成長や活動を間近で感じられる貴重なツールとなっています。

保護者の皆さま同士でも話題になっているようです。

―ギャラリーへは、どのくらいの頻度で写真をアップしていますか？

うちの施設には、たまたま写真を勉強している学生さんがアルバイトに来ているので、彼がいる日は必ず数枚から十数枚程度アップしてくれています。

他のスタッフたちも、特に何かの企画やイベントがある場合には、その日の出来事をより多くの写真で共有するよう心がけています。

これにより、保護者の皆さまは子どもたちの日常の様子を定期的に確認できるようなるので、安心やつながりを感じてもらえるようです。

―どのようなときに子どもたちの写真を撮っていますか？

季節の行事やイベントがあるときは、もちろんその様子を撮りますが、それ以外にも日々のさまざまな場面でも写真を残しています。

たとえば、子どもたちが勉強したり運動している姿。課題に取り組む姿や、新しいことを学び理解した瞬間など、学習に集中している様子を捉えたり、遊びや校庭でのスポーツなど、子どもたちが活発に活動している姿を記録します。

また、友達との楽しいやり取りや、スタッフとの暖かい関係性を示す瞬間など、日常の中での大切なコミュニケーションを捉えた写真も重要視しています。

こうした写真を通じて、子どもたちの成長や日々の変化を保護者と共有することで、家庭と学童保育の距離感が近づきました。また、子どもたち自身が自分たちの活動を振り返る貴重な記録としても活用できると思います。