最近は保育施設や学童保育施設にICTシステム-Hoicが導入され、人手不足に一役買っていると言われています。しかしむやみに全て電子化すると現場から否定的な声があがったり、混乱したりすることもあります。
現場で困っていることを最優先に導入しないと理解が得られませんね。
こちらでは、園児・保護者の情報管理と連絡帳と施設日誌をテスト導入して、やはり連絡帳だけは手書きと電子化のどちらかを保護者に選択してもらった施設様の例をご紹介します。

-ICT化-Hoicの導入は以前から考えていたのですか？

はい、周りの保育園では電子化の動きが活発になっています。ただ、こちらの保育園は郊外にあるため、人数的にもある程度余裕があり、激務というほどではなかったのですが、やはり個人情報の管理や日々書かなければいけない日誌に負担を感じている職員が多かったため、「テスト導入」という形で使ってみることにしました。

-「テスト導入」としたのはなぜですか？

やはり全ての職員の理解が得られるかどうかわからなかったからです。「実際に使ってみて、いやだったら導入は見送ろう」とし、現場に使ってみることを提案しました。

-児童・保護者情報管理と日誌関係は好評だったとか？

そうなんです。園児・保護者情報管理はとても良かったです、今まで紙の台帳だったので、個人情報の漏洩などが心配でした。電子化し、アクセスできる職員とそうでない職員を分けたことで安全が保たれました。
そして、保育日誌も導入しました。我が保育園は、0～2歳の乳児クラスと3～5歳幼児クラスの2つがあるのですが、日々手書きでクラス日誌や施設日誌を書くのが職員は負担だったようで、電子化して便利になりました。
特によかったのは、園児が入園・降園するとそれに連携して当日利用した人数が自動的に日誌に反映されるので便利です。また、書き直すときに消すゴム消して書き直して･･･よりはタブレットに入力した方が早く済みますし、訂正も楽です。これは好評で、年間計画や月間計画も導入する運びになりました。

-逆に連絡帳は一部の保護者から不評だったとのこと。何が原因でしたか？

連絡帳については、我が保育園は予算的にタブレット2台しか導入できなかったんです。そうすると2名に全園児の連絡帳を書かせてしまうことになり、不公平感が表面化してしまいました。
また、ベテランのサポート職員は中高年で、「タブレット」と聞いただけで「私はできないからできる方やって」となってしまいました。もちろん研修は受けたのですが、なかなか操作が早くできず、結局若い職員がやってしまっていました。

-保護者の中には「手書きの連絡帳がいい」という方がいたそうですね？

はい、保護者の中には職員の手書きの連絡帳を楽しみにしている方がかなりいたんです。職員は時にはイラストを入れてみたり似顔絵を描いてみたりしており、温かみが感じられたと。
でも電子化してしまったら、「味気もそっけもない電子データになってしまった」とのことでした。ただ、電子化に賛成の保護者もおり、結局、連絡帳は電子化したい保護者は電子化で、手書きの連絡帳を望む人は手書きのままで、と保護者の要望に応じて分けました。これがとても良かったです。

-現在連絡帳は「手書き」「電子化」どれくらいの割合ですか？

今はほぼ半々ですね。手書きノートの良いところは、誰でも分担できることです。タブレットになると2台、という制限もありますし、苦手な職員もいます。ノートなら誰でも対応できるので園児たちが昼寝をしている時に、タブレット、ノート、皆で分担してうまく書いています。

-なるほど、都心の大規模保育園だと併用は難しいかもしれませんね。

その通りです。うちの施設は郊外にあるし、万年人手不足という感じではなかったので、職員にも少し余裕があったのでしょう。これが都会の大規模保育園だったら、なるべく電子化しないと運営に支障が出るのでしょう。
連絡帳の手書きor電子化の併用は我が保育園だからできたことでしょうね。