ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。
ICTシステムを活用することで、子どもたちの出席管理や保護者への連絡事項の共有、保育計画や活動の記録の効率的な管理が可能になるということはわかっていたけれど踏み切れなかったという学童保育所T様。運営施設が増える際に、GAKUDOUの同時ご契約キャンペーンと自治体の補助金が利用できることを知って導入を決められました。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

自治体運営の保育施設でICTシステムを導入するということで研修会が行われていたので、ICTシステムがどういったものかは知っていました。でも初期費用がかかるし、保護者への説明や保育士への研修などを考えるとコストパフォーマンス的にどうなのだろうと踏み切れなかったんです。

そんな折、運営施設を増やすということになり、支援員などのスタッフや保護者さまからもICTシステム導入の検討をもと求められました。そこでいろいろなサイトを巡っているときにGAKUDOUさんのキャンペーンにたどり着き、また補助金も利用ができると伺って導入に踏み切った次第です。ICTシステムの便利さを求めてというよりも、従業員とお客様のニーズに応えるという目的ですね。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか？

思った以上にコストパフォーマンスがよかったです。支援員とは別に午前中から常駐の事務員を入れているのですが、午前中の電話がほぼなくなったということで、事務員も午後出勤にして人件費削減につながりました。保育料の計算も入退室管理とともに自動で算出してくれ、自治体へ提出する書類や児童の管理もシステム化されたので、事務作業の負担は目に見えて軽減されたと思います。

保護者とのコミュニケーションが深まったり、スタッフ同士のやり取りがスムーズになっていたりという想定外のプラスな面もありました。スタッフが笑顔で児童や保護者と対応しているので、学童保育所の雰囲気自体が良くなった気がします。新設した施設との連携もかなりスムーズにいきました。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか？

ICTシステム導入はスタッフの意見でもあったので、最初から好評でした。ただ、GIGAスクール構想が始まる前に教職から支援員の資格を取得してスタッフとして働いてもらっている方は、タブレットやパソコンに触るのが苦手ということでなかなかさわられてなかったのですが、春休み中にアルバイトで入っていた大学生が一緒に操作を勉強するという形でマニュアルを熟読されて、あとは慣れてもらった次第です。

事務作業が楽になった分、子どもたちとかかわったり、写真を撮影したりしている様子がよく見られました。その写真から学童での子どもたちの様子を保護者に伝えることもスムーズにできているようで、保護者からのクレーム対応をする姿もほとんどみられなくなりました。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか？

かなり好評です。特に休みの日の緊急連絡を電話ではなくアプリでできるようになったことを待っていたという声をいただきました。夏休み等の長期休暇中や体調を崩しやすい時期などはどうしても電話連絡が多かったのですが、保護者の方が電話連絡できる時間帯にスタッフがなかなか電話に出られないという状況で、電話がつながらないとクレームになることもあったのです。

休みや入室予定を人目で確認できること、いつでも連絡が可能なこと、子どもたちの様子を画像で確認できることなど保護者にとっては満足度があがる結果になっています。一部の保護者から心配されていた個人情報の漏洩、や情報共有ミス、セキュリティの面も今のところ問題ないですし、操作性が良いからか都度問い合わせがあるということもほぼありません。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか？

上記の通り、パソコンやタブレットに慣れていないスタッフへの説明はなれるまでに時間がかかっていますし、保護者からの問い合わせなどがあったときは流石にこまることもありましたが、サポートの方にアドバイスを都度いただくことによってクリアできたので、特に苦労は感じませんでした。

キャンペーンと補助金利用で初期費用も月額費用も抑えられましたし、それ以上のメリットがあったので導入に踏み切ってよかったです。