ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。
認可保育園で学童保育サービスも展開している学童保育所Iさま。
小学校からのスクールバスを提供しているがゆえの悩みをICTシステムの導入で解消されたとのことです。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

もともと認可保育園の卒園生たちを小学校4年生まで預かる学童保育を展開しています。
町内3箇所の小学校からこどもたちが帰ってくるので小学校からのスクールバスを提供しているのですが、こどもたちは学校、学年によってタイムスケジュールがまちまちで、下校時間がバラバラなので入室管理が大変でした。
学童保育の利用者の確認や各学年の原稿時間の把握が難しく、保護者からの連絡もメールを利用していたので集計に手間がかかっていたのです。
入退室管理や請求業務も煩雑なため、どうにか業務全体の負担を軽減したいと考えてICTシステムを導入しました。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか？

前述の通り、当学童保育所は学校から学童の送迎をスクールバスで行っています。
これまでは個々の下校時間がとにかくバラバラなので、バスの運行管理も大変でした。バスに乗る時間を保護者に紙で提出してもらっていたのです。
しかし、月曜の予定を確認したいのに前週の金曜日までに回収できていないことがザラにあり、管理がなかなかできません。
イレギュラーなことが起きたときに、保護者と連絡が取れず該当児童をずっと待っていて学童保育に到着する時間が遅くなることもありました。
それがICTシステムを導入することでいつでも保護者とやりとりができ、スクールバスを利用する児童数の集計も自動なので大幅に手間が減りました。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか？

下校時間・スクールバスに関する問題が解決したため反応は良好でした。
入退室管理とスクールバスの利用者状況をあわせて現在利用している児童をひと目で把握することができることも安心安全につながります。
また、連絡帳やお知らせの一斉配信などでこどもたちの様子を配信するようにしたら、保護者からの反応がとても良く、職員の励みにもなっています。

こどもたちも職員の仕事に今まで以上に関心をもってお手伝いをしてくれるようになったようです。
最初は手間が増えたという職員もいましたが、今はタブレットを使いこなしています。
慣れればこれまで手書きだったさまざまな書類がかんたんに入力・登録できることがわかり、修正もかんたんなため重宝しているという職員も増えています。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか？

スクールバスでのイレギュラー対応などがスムーズになり、お子さんが入所した通知も連絡するようになったため、安心しているという声を頂いています。

また、連絡ノートを使ったり、お迎えの際に軽くお話するくらいだったコミュニケーションが、連絡機能によって密に行われるようになりました。
忙しくてイレギュラーな際の連絡が書かれるくらいだった連絡ノートでしたが、保護者のマイページを利用して家庭での様子なども伝えてもらえるようになったのです。
子育ての悩みなどが記載されていると声をかけたり電話をしたりして相談にのっています。
保護者との関係が良好になったので、現状の施設に求められていることも伝わりやすくなりました。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか？

学童保育の職員は勤務時間が短く、人によっては長期休暇や土曜日にしかこない職員もいるため導入にあたって説明したり、ログインの登録をしてもらったりの時間がかかりました。しかし、ほかは特に問題なかったです。サポートの方がしっかりフォローしてくださいました。