全国の学童保育では児童数がどんどん増えており、「職員の手が回らない」「安全に保育ができない」という声を多く聞くようになりました。
電子化できる作業は電子化して効率を上げ、なるべく職員は子どもたちと接する時間を確保することが望まれています。
ここでは、児童と保護者の情報を以前は紙ベースで管理していましたが、セキュリティ的にとても不安だったため、ICTシステムを導入したところ、職員・保護者共に安心感が生まれ、さらに業務も効率化できた、という事例をご紹介します。

－紙ベースでの管理で限界を感じたそうですね。

おっしゃる通りです。数年前までは児童と保護者の情報を紙ベースで管理していたのですが、ここ数年は児童数が大幅に増え、対応しきれなくなってきました。
学童施設の棚には鍵を付け、児童と保護者の個人情報はファイリングしてきちんと管理していたつもりでした。
しかし、バラバラの時期に新しく入園してくる児童がいたり、通い始めたけれどもやはり退園したいという児童が出てきたり･･･。夏休みだけ通いたい、という児童もいて、いつしか、その管理棚には鍵を掛けることを忘れてしまい、いつでも誰でも見られるようになってしまいました。
そんな中、たまたまファイルから外して追記していた用紙を何らかの誤りで破棄してしまったんです。
もちろん保護者の方はお怒りで、これはきちんとICT化して電子管理をしないといけないと感じました。

－GAKUDOU-ICTシステムを選んだ理由は何でしょうか？

やはり、機能がたくさんあり、始めから全て使わなくてよい所が気に入りました。まずは児童を保護者の情報を電子化することが目的でした。他の機能については少しずつ導入していければと考えていました。
GAKUDOU-ICTシステムは職員にさまざまな権限を持たせることができるので、園児と保護者の情報を更新できるのは施設長を副施設長のみとし、参照権限もベテラン職員のみとしました。

-職員さんからは他の機能も導入してほしいと言われたそうですね。

はい。職員は日々の登園した児童の数や、お休みのした児童の数を把握するのにも大変な思いをしていたようです。また、保護者との連絡手段も電話とメール以外に何かないかと、言われました。
いままでは施設のメールアドレスにお休み連絡をしてもらっていました。これでも電話よりはましになった方なんですけどね。
ただ、保護者がお休み連絡を送っても、職員が返信する時間がなかなか取れず、保護者からは「読んだのか読んでいないのか分からない」という苦情が多かったのも事実です。
さらに、そのメールアドレスに施設に対しての確認事項なども来るようになってしまい、返信がいつも滞っている状態でした。

-GAKUDOU-ICTシステムを導入していかがでしたか？

思った以上に好評です。保護者からは、
①携帯のアプリからお休みや遅刻などの連絡が簡単にできる
②施設からのお便りなどが確実に配信される
③必要に応じて1日1回連絡帳のやり取りができる
④子どもがQRコードで入退室の打刻をするとメールが届く
これらを「便利になった」と感じているようです。

職員からは
①紙ベースだった児童と保護者の情報を電子化したので安心
②本日の入退室一覧メニューで、今日入室する児童が一目で分かる
③お知らせ配信で、紙を配ることがなくなったのでとても良い
④施設の日誌にQRコードで入退室打刻した児童数が自動的に反映されるのでいちいち人数を把握する手間が省けた
⑤児童の様子をギャラリーっで配信することができ、施設内での児童の様子を保護者に見てもらえるようになった
などなど、手作業の手間が省けて良かったという意見が多くありました。

-まだICT化されていない学童保育も多いと聞きますが。

これからの学童保育にとって、ICT化は絶対に必要だと感じます。どこの施設も児童の数は増えているのに職員は足りていない状況です。無駄な手作業は電子化すべき。迷っている時間があったら、何かシステムを導入してみて、その便利さに気付いてほしいです。絶対に後悔はしませんよ！
数社からICTシステムは製品化されているので、絶対に自分達の施設に合ううシステムが見つかるはずです。