打刻方式の種類とメリット・デメリット
勤怠管理の方法として今やポピュラーになった打刻方式。
打刻方式にはさまざまな種類があります。
今回は打刻方式の種類と、それぞれのメリットとデメリットについてご紹介します。
いずれの打刻方法も一長一短。施設や使用する人の年齢によっても馴染みやすいかどうかなど変わってくることでしょう。
打刻方式で勤怠管理をお考えの方はぜひ一度チェックしてみましょう。
目次
打刻方式とは
タイムカードと聞くとピンとくる方も多いのではないでしょうか。
専用の機械に細長いカードを差し込んで、時間が印字されるタイムカード。
出勤時間や退勤時間をタイムカードに打刻して誰がいつ出勤したのか、出社時間と退社時間はいつかなどを管理するアナログなタイムカードの打刻方法が今までの勤怠管理では最もポピュラーでした。
このように、出社時間と退社時間を打刻し、個々の勤怠管理を行う方法を打刻方式といいます。
ICカードを使った打刻方法
SuicaやICOCA、PASMOなどのICカードを専用のカードリーダーにタッチして出勤・退勤の時間を打刻します。
近年ではモバイルSuicaをはじめとした、スマートフォンでのICカード打刻も行えるようになりました。
読み取り機の設置と簡単な設定だけで完了するICカードを使った打刻は近年特に増えてきています。ICTシステムでもICカードを使った打刻方法を標準で搭載しているものは多いので聞いたことがある方も多いかもしれませんね。
ICカードを使った打刻方法でのメリットとデメリット
ICカードでの打刻のメリットは不正打刻が行いにくいということです。
定期券やクレジットカードなどの個人で管理するカードを使用する場合、他人が打刻する可能性が低く、また打刻時間の修正がシステム上安易ではないことは不正打刻を防ぐことに繋がります。
しかし、読み取り機とICカードの感度が悪くICカードがデータを読みにくかったり、実際に打刻が完了しているのかがわかりにくいというデメリットもあります。
実際に管理画面を見ると履歴が残っているかを確認することができますが、感覚的に打刻できたかどうかがわかりにくいという難点はあります。
指紋認証で行う打刻方法
専用の読み取り機に指を乗せ、指紋を照合して打刻を行う方法です。
指紋認証方式での打刻方法のメリットは他人による不正打刻をほぼ防ぐことができます。
また、カードが不要なためエコにも繋がります。指紋認証と同じような方法で他には静脈を読み取る方法もあります。
□指紋認証で行う打刻方法でのメリットとデメリット
指をかざすだけなので年配の方にもすぐに対応してもらいやすいことが挙げられます。
デメリットは人によっては指紋が読み取りにくいということや、指が汚れていた場合や濡れていた場合読み取りができないことがあるということです。
また、指紋を読み取るということに嫌悪感を感じる方もいらっしゃるので導入時は双方の確認が必須です。
指紋認証で行う打刻方法
専用の読み取り機に指を乗せ、指紋を照合して打刻を行う方法です。
指紋認証方式での打刻方法のメリットは他人による不正打刻をほぼ防ぐことができます。
また、カードが不要なためエコにも繋がります。指紋認証と同じような方法で他には静脈を読み取る方法もあります。
指紋認証で行う打刻方法でのメリットとデメリット
指をかざすだけなので年配の方にもすぐに対応してもらいやすいことが挙げられます。
デメリットは人によっては指紋が読み取りにくいということや、指が汚れていた場合や濡れていた場合読み取りができないことがあるということです。
また、指紋を読み取るということに嫌悪感を感じる方もいらっしゃるので導入時は双方の確認が必須です。
スマホやタブレット端末からの打刻
感染症対策での自宅勤務など、実際に出社することが少なくなった昨今の場合、専用のアプリを入れて、ご自身のスマホやタブレットから打刻をする方法も増えてきています。
また、外回りなどで会社を経由せずに出勤・退勤を行う人にとってもこの方法は便利です。
スマホやタブレット端末からの打刻方法でのメリットとデメリット
メリットは場所を問わずに出勤・退勤の打刻ができること。
デメリットは上記のようにどこからでも打刻ができるため不正打刻がしやすいことです。
社内PCを利用した打刻方法
業務効率化ツールのグループウェア等を使用して勤怠管理を行うことも可能です。
スレッドに出社・退勤の時間を書き込んだり、日報にて報告することで打刻とすることが多いようです。
社内PCを利用した打刻方法でのメリットとデメリット
メリットはシステムの中のツールを使うので新しくシステムを導入する必要がないため費用が余計にかからないことや、ツールが増えすぎて煩雑になるといったことを防ぐことができます。
デメリットはサーバーエラーやネット回線の不調、パソコンの立ち上がりが遅くてなかなか打刻ができないというような問題が挙げられます。
いずれの場合も使用者の年齢や、どういった環境で使うのか、継続してストレスなく使うことができるのかなど考慮する必要があります。
また、個人の勤怠や入室体質の記録を管理するわけですからセキュリティ面でも優れている必要があります。
ICTシステム等、一括してツールが同梱されているシステムの場合、そのようなセキュリティ問題にも注意しつつ、使用目的に合わせたものを選ぶことで導入の費用を安く済ますことが可能です。
