学童施設に通う児童たちは年々増えていますが、職員の数も同様に増える分けではありません。
どこの施設も「職員が足りない」と嘆くばかり。
そんな中、ある保護者様からICTを入れたらどうですか？と提案を受けました。そこからはとんとん拍子。
保護者様がきっかけをくれた、という施設をご紹介します。

－ICT化のきっかけは施設に通う保護者様だったとか？

そうなんです。保護者さまの職場は業界業種ともにさまざま。そんな中、職場で時々「うちの子の学童がさあ・・・」と話になるそうです。
そこで、あるお母さまが「そうだ学童に電話しなきゃ」と話したところ、
別の方が「え？未だに電話？」と言われたそうです。
話によると、お子さんの通う学童保育にICTシステムを入れている施設が増えているそうです。
それえたまたまあるお母さまから紹介されたのがGAKUDOU-ICTシステムなんですよ。

－今までの管理の問題点を感じていたそうですね。

はい、児童と保護者の情報も紙ベースで棚に保管しています。
もちろん鍵をかけていますが、新規に入るお子様や辞めるお子様が頻繁に発生するので管理が大変でした。
個人情報なのでシステム化したかったんですよね。
ある日、棚から資料を出しっぱなしで、子どもがけがをしてしまい、その対応に追われ出したままにしてしまいまして。
そのすきに子ども達が「なにこれー」と覗いていたので、これはいけないと。子ども達は予期せぬ動きをするので、紛失のリスクもあります。

－電話も減らしかったそうですね

ええ、電話は保護者とのコミュニケーションでとてもいいツールであることは間違いないのですが、急に不満や改善要求をされたりするので対応が大変だったんです。
少ないスタッフで回すには、電話はもっとも減らしたい業務でした。
電話好きな保護者とこちらから声をかけないと話さない保護者の差もありましたので、まんべんなく必要な連絡のやり取りができたらなと思っていました。

－スタッフの反対には合わなかったんですか？

逆に「いつ導入するのかなと聞こうと思っていた」と言われてしまいました。スタッフも電子化できる部分は電子化して欲しいと思っていたようです。

－GAKUDOU-ICTシステムを選んだ理由は何ですか？

まずは必要な機能がすべてそろっていることです。児童と保護者の情報管理とお知らせ一斉配信は必須。
あとはと子ども達の来所・退所の管理もできます。
子ども達はそれぞれにQRコードカードを持っており、来所と退所の時にipadのカメラに読み込ませることで時間が自動的に記録されます。
子ども達は楽しんで読み込ませてくれますね。
また保護者からの連絡のやり取りは連絡帳を使えば簡単です。
その他、急ぎの連絡「お休み・遅刻・早退・その他」は「連絡帳」とは別のメニューになっているので、保護者から「緊急連絡がしやすくなった」と言われました。

一斉お知らせ配信がとても便利だったとか

はい、お知らせの一括送信はとても便利です。子ども達に配っても保護者に渡すのを忘れたりしますしね。
意外とお知らせって多いんですよ。
ある職員が下書きをしておいて、そこから別の職員が追記するのもできます。
また、学年ごとに配信できるのも魅力でした。特に新1年生は慣れるまで大変なので保護者への連絡が楽になりました。

－職員に権限を持たせられるのも魅力

はい、施設長と保育士のみ全部の編集権限を与えています、それ以外のスタッフは入れ替わりが激しいので基本参照のみにして、児童と保護者の個人情報にはアクセスできないようにしています。
スタッフも入れ替わりがはげしいので。

－これから導入する施設様に何かありますか？

ICTシステムを導入しないと、保護者さん達の職場で「遅れてるね」と言われてしまうそうですよ。
電子化の威力って想像以上に絶大です。人手が少なくて困っている施設程、導入していただきたいです。