全国の学童保育では、ICT化が進んでいるとは言われていますが、まだまだ昔ながらの紙ベースの管理をしている施設も多いと聞きます。
ICT化したいのはやまやまだけど、普段の業務だけで手一杯でなかなか実際に声を挙げられない、そんな思いをしながら日々をなんとかやりくりしている施設も多いのではないでしょうか。
ここでは思い切ってICT化に踏み切って本当に良かったという施設様の声をご紹介します。

－電話対応が大変だったと聞きますが。

そうなんです。こちらの施設はアットホームなのが特長で、児童や保護者、職員の距離が近いと言われています。
それなのか、お休み連絡を電話でもらったときに保護者から一緒に質問をもらって、そこから長話になってしまったり、お迎えに来た時に職員と長話になってしまったり、施設への質問がちょくちょく電話で来たりしていました。
職員ももちろん保護者さんとのコミュニケーションは大切にしていますが、あまりにも電話などで長話になってしまうと業務に支障が出るため、ちょっと悩んでいたのも事実です。
そんなこんなで、ICTシステムの導入に踏み切りました。まずは電話対応を減らそう、という所から入りました。

－ICTシステムはどの機能から導入をしたのですか？

①お休み連絡機能、②お知らせ一斉配信機能、③連絡帳機能、この3つから導入しました。
①に関しては、実際に保護者からのお休み連絡は保護者のスマホから簡単にタップだけで施設側に送信できるようになっていますので、とても簡単だと評判でした。お休み連絡以外に、遅刻・早退、あとは特記事項のような「その他連絡」があるもの良かったです。
②は、保護者様から「これってどうなったの？」と個別に質問がしていることに対し、それぞれの職員がその都度対応していたのですが、時々職員同士でも
認識がちょっと違ったりしていたのですが、それがなくなったのは良かったです。
③連絡帳機能はその子の日々の様子が分かるので重宝しています。使い方としては、施設からの連絡帳の送信は要件がある時のみとしています。そんなルール作りも良かったと思います。

－他に搭載されている機能も使うことになったそうですね。

はい。最初の説明で、入室と退室にQR打刻ができて、人数の管理が楽になるとは聞いていたのですが、はじめから一度に導入していまうと現場が混乱するため、お休み連絡機能などを導入してから、3か月後を目安に、児童と保護者情報の管理と打刻の管理を導入しました。
打刻の管理をするには、児童と保護者の情報が必要なのですが、CSVで一括登録ができるので、販売会社さんに聞きながら、すぐに登録できました。
個人情報なので一度登録してしまえば管理が安全で簡単。とてもいいですね。
QR打刻を使うよになってから、その日に利用した人数の把握などが簡単にできるので園日誌の作成も楽になりました。

－これから請求管理も導入を検討しているとか？

はい、施設独自で金額が発生するおやつ代や工作費などがあるのですが、それらを請求管理機能で管理することを検討しています。
これも紙ではとてもとても大変。定型的に発生する代金はシステム側に登録しておいて、その都度不定期に発生する代金はその都度児童毎に請求管理画面から個別に入力ができるので請求金額の管理が正確になります。今ちょうど試験的に3名ほどで試しています。

－ICT化になかなか踏み切れない施設様に何かアドバイスはありますか？

一度にたくさんの機能を導入するとなると、現場の方は困惑しますし、嫌がられますよね。まずは「電話を減らそう」とか「入退室の時間と児童の利用人数を管理しよう」など、一番希望の多い事から少しずつ導入するのが良いのではないでしょうか。