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学童保育所:K様

学童ICT化で書類業務の手間やコスト削減につながりました

ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。
習い事や塾などで一度学童を出ても戻ってこれるよう、こどもたちの出入りを自由にされている学童保育所K様。
しかし、入所降所時間や学童保育内にいる時間帯が不透明なところや保護者の方がお子さんの状況を把握できずに不安を感じていたことからICTシステムを導入し、不安の解消を図ったとのことです。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか?

一度学童から出たら帰宅するまでは保護者の責任とする学童保育所が多いですが、うちは学童保育所からでても保護者だけの責任にしてしまわず、こどもたちの出入りを自由にしています。
習い事や塾に行ってから戻ってくるこどもたちもいます。そのため、保護者から子どもが帰宅している時間や、習い事に行っている時間などが不透明であり、不安であるという意見がありました。そこで入所降所管理ができるというICTシステムを導入することにしたのです。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか?

導入前は事務局から昔ながらのやり方がよいと難色を示されていましたが、データのやり取りやまとめがかんたんにできることから意見されることがほぼなくなりました。
入所児童の管理や保護者の管理、登所・降所管理はもちろんのこと、職員のシフトも希望を反映して必要な保育士を自動で算出してくれます。
たまに「やはり書面でほしい」と言われるときもありますが、エクセルなどですぐに印刷して提出できるようになっているため手間もかからず、事務局との関係も以前よりは良好になっています。
このような事務局に提出する書類もあちこちに承認を得て提出、ではなく先にデータを送って不備を確認してもらい、完璧にしてから印刷をかけることで手間や紙のコストがだいぶ削減されています。修正がかんたんにできることも利便性が高いです。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか?

保護者とのやり取りや事務局とのやり取りの電話で保育の時間がさかれることが減ったという声を聞いています。
もちろんパソコンやタブレットに慣れていない職員もいますが、常勤の職員はかなり利便性の高さを感じているようです。
パソコンやタブレットなどデジタル機器に詳しい職員が、慣れていない職員に教えたり、教えをう乞うたりすることでいあっまで以上の良好なコミュニケーションができていると感じています。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか?

やはり登降所の時間がすぐにわかるようになっているため、安心しているという反応をいただいています。出入り自由になっているので、習い事の前後や実際に登所・降所時にICカードをかざすタイミングを各自で決めてもらっています。
こどもによっては間違えてしまうこともありますが、修正もかんたんにできますし、そういった場合にすぐに保護者に連絡をとって確認ができるため保護者の方も安心なのではないでしょうか。
職員の方が電話で何度も謝罪しているのをこどもたちも見ているので、そういったことをこどもの口から聞かれなくなったという声もいただきました。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか?

パソコンに不慣れの先生が、何か合った時の対応の仕方がわからないと言っていたことと、事務局から本当に使えるのか、紙の方が修正のあとも残るしわかりやすいのではと言われたことから、説明するのが大変でした。サポートの方に手伝ってもらって話が進んだ感じでした。
印刷をするのもかんたんで、紙媒体のやりとりよりもデータの保管に場所をとらないなどしっかりと説明してもらったので、改めてこちらも勉強になりました。

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