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従来の緊急連絡とICTシステム一斉送信機能の比較

日本各地で大小さまざまな災害が起こっています。
基本的に学童保育所は小学校が休校の判断をした場合、お休みになるのですが、災害による場合は学校と連動しての連絡も必要になります。
そんなときに使えるのがICTシステムの緊急連絡やお知らせの一斉送信ができる機能です。
どのようなメリットがあるか、また従来と比較してみていきましょう。

従来の緊急連絡と比較

ICTシステムの機能とこれまでの対応を比較しておくと今後学童保育所向けのICTシステムの導入を考えていたり、更新時にさまざまなICTシステムと検討したりする際に指針になります。

従来の「緊急連絡」「安否確認」

地震や豪雨などで臨時休園など緊急の連絡や、土砂災害の際などの安否確認で一人ひとりに連絡をしたり、連絡網で必要事項を回したりということが各地で行われる災害大国・日本。

とくに近年では自信や大雨、洪水などの災害が多数発生しています。

小学校でも以前は火災からの避難訓練がほとんどでしたが、地震や水害に対する避難訓練も各地で増えており、避難勧告や安否確認など緊急時の連絡などに対して事前準備の重要性が浸透してきているのです。

臨時休校に伴って学童保育所がお休みというお知らせは、メールの一斉送信機能などを使うことでも代用できました。しかし、入所中に災害が発生し、お迎え要請をする場合やいつもより早い時間帯にお迎えが必要な場合は支援員や指導員など学童保育所のスタッフが保護者一人ひとりに電話をいれなければいけません。

学童保育所にお子さんを預けている保護者が気になるのは災害時でのわが子の安否です。

災害用伝言ダイヤルや電話連絡網といったアナログな方法でしかわが個の安否を確認できないという場合、注意が必要になります。

自然災害は予測が就けにくいものですから、アナログな方法ではいざというときに適当な対応ができないことが想定されます。

災害時には学童保育所内も混乱した状況ですから、具体的な情報が伝達できていなかったり、なかなか保護者に電話がつながらなかったり、全員に情報が伝わっていなかったりというトラブルも発生しやすいもの。

学童保育所のスタッフの負担が大きくなることは容易に想像できるでしょう。

ICTシステムの「緊急連絡」「安否確認」機能

通常の数十倍通話が集中し、電話が繋がりにくい状態になりやすいと言われている災害時。

政府も電話より比較的繋がりやすいSNSを活用するよう推奨しています。

しかし、SNSやLINEによる連絡手段が整備されている学童保育所は多くありません。

一分一秒をあらそう状況でりながら電話がなかなかつながりにくい状態なので、アナログの電話連絡しかできない状況を考えるとわが子の安否が気になる保護者の焦燥感は想像に容易いものです。

電話がつながるまで何度も学童保育所に電話をかけようとしてくるでしょう。

するとさらに電話がつながりにくくなるという悪循環を生み出してしまいます。

GAKUDOUなどのICTシステムには「緊急連絡」や「お知らせ」が一斉送信できる機能が搭載されています。

アプリやブラウザ上で保護者に一斉連絡が行えるため、政府推奨の電話以外の連絡手段を確保することが可能です。

ICTシステムの機能を利用することで緊急連絡や安否確認が瞬時にできれば保護者の不安を軽減し、電話連絡の必要性もなくなるため学童保育所スタッフの負担も軽減されるでしょう。

スマホやタブレットがあれば災害時に必要な情報も書類などを持ち出すことなくすぐに引き出せます。家族情報やアレルギー情報、健康状態などの情報がすぐに入手できれば混乱が発生しやすい災害時の事故も未然に防ぐことが可能です。

お知らせ機能でできること

緊急連絡やお知らせの一斉送信などお知らせ機能の活用で学童保育所の支援員や指導員の業務負担や精神的負担を軽減することができます。

●緊急連絡の一斉送信

保護者に対して緊急連絡を一斉に配信することが可能です。

また、送信先も全体宛やクラス宛、保護者個人宛を選ぶことができます。

予め登録しておいた連絡先を指定して、連絡事項を記入するだけで情報配信が行なえます。

保護者側からの連絡も受けられますし、学童保育所側から施設の状況や児童の安否も伝えることができます。

●定型文で簡単作成

普段の保護者からの連絡でお休みや遅刻、お迎えの遅れや早退などは定型文が表示され、日時や理由を選択するだけで簡単に文章を作成することができます。

緊急連絡用に定型文を予め登録しておくといざというときも一貫した内容で記述でき、混乱を招かないでしょう。

●プッシュ通知

Eメールで連絡を配信することも可能ですが、メール配信では保護者の方に届かない可能性や設定によって気づかない可能性があります。

GAKUDOUのお知らせ配信はプッシュ通知機能があるため、メールチェックなどをする習慣がない保護者もすぐに確認することができるでしょう。

いかがでしょうか。

家族登録が可能なので、保護者一人だけでなく他の家族にも連絡が共有されるため家族間での安心感を得ることも可能です。いざというときのためにICTシステムで備えませんか。

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