職員同士で「言った」「言わない」がなくなりました - GAKUDOU スタッフ同士で「言った」「言わない」がなくなりました

学童保育所:W様

保護者からもスタッフからも想定以上の高評価を得られました

2023.04.15

ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。
学童保育事業を行いつつ、一時預かり保育を行い施設有効利用をされている学童保育所W様。学童保育所の空き時間、空き教室を使っての一時預かり保育の料金計算や請求の煩雑さ、学校敷地外にある施設までの園バス利用者の確認が大変とのことで、社会貢献の意識は強いものの、学童保育所スタッフからは不満の声があがっていたということです。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

平日の午前中や午後6時以降など空き教室を利用して一時預かり保育をはじめたのは良いのですが、予約やキャンセル、問い合わせの電話の対応が追いつかないこと、保育料金の計算や請求が大変なことなど施設内のスタッフに負担が思った以上にかかってしまいました。また、園バスで子どもたちを学校まで迎えに行くのですが、その際の遅延連絡やお休みや早退連絡にスタッフの手が回らないということがおき、事故に繋がりかねない状態からスタッフからICTシステム導入の声が上がったんです。

正直最初はシステムを導入したところで変化があるかどうかわかりませんでしたが、営業の方のお話を聞いて、今の問題が解決するのであればということで導入しました。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか？

GAKUDOUでは連絡帳や入退室管理を入れることで本当に電話が減りました。あと保育料を計算するのが自動になったので本当に楽になって。園バスの遅延連絡もスムーズに伝わるようになったので、もう少しなれたら園バスのICTシステムも取り入れてどこにバスがいて、子どもたちの乗降管理もしていきたいと考えています。あとは一時保育のための予約システムが活躍しています。子どもたちの情報もひと目でわかりますし、計算も自動でしてくれますし。なによりリピーターが増えました。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか？

導入を強く推してくれたスタッフは、もともと別の保育施設でICTシステムを利用していたそうで、先導してシステムを利用して他のスタッフにも伝えてくれました。パワフルな子どもたちの相手をしながらの事務作業や電話対応に追われていたのが嘘のようにスムーズになり、残業がなくなって「疲れた」「辞めたい」と挙がっていた声がきこえなくなりました。

最初に先導してくれたスタッフには導入の際に負担をかけてしまいましたが、他のスタッフがフォローしてくれるなどスタッフ同士の連携やコミュニケーションが取れる精神的余裕が出てきたのだと思います。保護者への声掛けも目に見えて増えました。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか？

一時預かり保育の予約が増えたことからも保護者さまの反応はかなり良かったです。なにより電話をしなくてもアプリから緊急連絡を伝えることができるので、いつでもできるという心の余裕が保護者の方にも生まれたのだと思います。連絡帳も子どもたちの学童保育所内での様子を画像で伝えることで、スタッフとの会話が生まれています。園バスの遅延連絡もスムーズなので、保護者の方から安心するという声も届きました。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか？

最初に説明してくださった営業の方や、先導してくれたスタッフには大変お世話になったと思います。導入後もわからないことなどをスタッフが中心になってカスタマーの方に問い合わせてくれて、運営者である私自身は特に苦労した点はありませんでした。

導入にあたって機器などの初期費用は必要でしたが、自治体の補助金で賄うことができました。また、スタッフや保護者の方の声をうかがいながら、オプションをつけて、子どもたちや保護者、スタッフのためになるシステムにカスタマイズしていけたらと思います。

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