最近の学童保育施設では、ICT化がかなり進んでいると言われています。
しかし、なかなかスタッフの理解が得られず、先送りになっている施設も多いとか。
重い腰を上げられない施設様へ、GAKUDOU-Nextの導入事例をご紹介。
どこの施設も「まずは一番困っている所」だけ導入をし、徐々に慣らしていっているようです。
必要な機能のみの導入であれば、機械音痴なスタッフの理解を得られますよ。

－台風や大雪のお知らせ配信が大変だったと聞きましたが

ええ。今どき電話での連絡なんて時代遅れ。
保護者には「暴風警報と大雪警報だけは休園であとは保護者の判断に任せる、としているのですが、なかなか周知されず困っていました。
また「あと1時間すれば暴風警報になる予想」とか「帰りの時間には大雪警報になっている予想」などありますよね。
各自治体からどのように保護者にお知らせするのか連絡が来るのですが、それらを保護者にお知らせするのが大変でした。

－保護者お知らせの「予約配信機能」や「公開期限の設定」が便利だったそうですね

はい。例えば明日の朝に何らかの警報が出る予想の場合、前日の夕方ごろに文章だけ打っておいて、明日の昼の12:00にその内容で防災連絡が配信されるようにできます。
わざわざ職員が早く施設に行って配信するのではなく、前日に予約配信をしておけばOKです。
内容をちょっと修正したい時は管理者権限でログインできる職員がスマホからログインして修正していました。防災連絡の配信はとても便利ですよ。

-さらに公開期限を設定して2日後には保護者の画面から消えるように

これも重要です。配信する時に「防災連絡」を選択すれば、保護者のHOME画面の一番上に目立つように表示されるようになります。でも台風は2日後には去っていますよね。
大雪も数日続くことはありますが、1ヵ月も続くことはありません。
このようなケースで公開期限の設定を「●月●日何時」としておけば、期限時間になれば保護者のHOME画面からは表示されなくなります。これはなくてはならない機能ですね。

－一般のお知らせはそのまま表示されていても問題ありませんね

そうなんです。一般的なお知らせは、「施設からのお知らせ」を選択するのですが、これは防災連絡と違って通常のお知らせ配信機能で、例えば園内の工事だったり新年度の説明会だったりは配信しています。
これは防災連絡のように目立つ位置にずっと表示されている分けではないので、そのまま表示させています。

－自然災害の多い日本では防災連絡は重要です

本当にそうです。地震など、学校にいる時は学校に残るケースが多いですが、学童保育所にいる時はやはり保護者の方も心配するようで、時々電話が来て対応にあたふたすることもありました。そんな時にも防災連絡で「●字●分に地震がありました。施設内は異常がなく施設内にとどまっています。けが人はいません」と配信するだけで保護者は安心します。

－その他にとても便利だった機能はありますか？

皆さん同じようにおっしゃっていますが、やはり「児童・保護者情報の一元管理」ができること、かつ、職員権限によって更新ができる人、内容の参照だけできる人、参照できない人を分けることができるのが便利ですね。
あと、「本日の入退室一覧」です。誰が何時頃施設に来る予定か、一目で分かりますし、来るはずの児童が来ていない場合もすぐにわかります。
QRコード打刻で入室時間・退室時間がシステムに反映されるのもとても便利です。

－これから新たに使ってみる予定の機能はありますか？

施設日誌です。今は手書きで、それに慣れてしまっているのですが、今日の実績人数を把握するのが大変で。帳票メニューの施設日誌では。QR打刻に応じて自動的に実績人数が日誌に反映されるので便利そうだなと感じています。

－これからICTシステムを導入しようとしている施設様に何か伝えたいことはありますか？

－機械が苦手で嫌悪感を示す職員もいますが、まずは一番困っている機能だけに特化して始めるのがいいと思います。ひとつの機能だけであればそんなに嫌な顔もされませんよ。
この機能だけでいいなと思えば、残りの機能は使わなくてもOKですし。
もっと電子化したいなと思ったらその時点で使い始めれば良いので。
とにかく一度お試しでもいいので導入してみることですね。