地域によってはまだまだ足りない学童保育。保護者も共働きが多く、日々の忙しさから、「とにかく預かってもらえばそれで十分」という考えの方もいる一方で、色々要望を言ってくる保護者もおり、職員が振り回されることもあるでしょう。
そんな悩みをICTシステムの導入によって改善の方向に導けた、という施設様をご紹介しましょう。

-どんな悩みからICTシステムの導入を検討したのでしょうか？

人手不足は、もはや私たちの施設だけの問題ではないので、これは国や自治体の「職員の待遇改善」をひとまず期待するとして｡｡｡
やはり、保護者と一口に言っても色々なんですよ。とにかく絡んでくるのが好きな方、それと「預かっていただいている」という気持ちが大きくて謙虚すぎる方、または、ほぼ放任(笑)。
私たち職員はどんな子どもでも平等に接したいですし、保護者の方々にも同様で、なるべく平等にコミュニケーションを取りたいと思っています。でも現実はなかなかそうは行きませんよね。
そんなこんなで、ICTシステムを導入することによって、解決の方向に導けるのではと考えました。

-どんな部分から導入していったのですか？

GAKUDOU-ICTシステムを扱っている業者さんからおすすめされたのが「児童・保護者情報のデータ一元管理」「児童の入室・退室やお休みの管理」「保護者への一斉お知らせ配信」「アンケートの配信と集計」「保護者用提出書類のダウンロード」「行事の共有」です。

-職員さん達はどんな反応でしたか？

休みの日を使ってなんとか職員全員で研修を受けられたので、最初からそこそこ安定稼働していたと思います。分からないことや疑問点は電話窓口があるのですぐに聞けて助かりました。
皆協力的で助かりました。「もっと早く導入すれば良かったね」という声も聞かれました。

-良い意味で(笑)保護者に振り回されなくなった、とは？

はい、おしゃべり好き・関わり好きな保護者の方は「これはどうなっているのか」「これはこうしたら」「ここは改善の余地がある」と一方的にいろいろ投げかけてきます。
確かに一理あるのですが、保護者全員が同じように感じているかは不明ですよね。
そこで「アンケート」を活用しました。
アンケートは「ラジオボタン」「チェックボックス」「記述式」「均等メモリ」の4種類あります。
それぞれ必要に応じて組み合わせたりできるので便利でした。
保護者からの意見について、まずは皆さんがどう感じているのかをアンケートをとり、対応を考えていきました。
ちょっと振り回してくる保護者の方(笑)には、「こうやってアンケートをとって集計した結果、このような対応にしました」ときちんと回答ができるようになりました。
もちろん口頭での説明だけではなく「保護者への一斉お知らせ配信」で配信し、保護者や職員で共有もしました。
このように、色々と意見を言ってくる保護者の方には「アンケートをとってきちんと対応していますよ」という姿勢を見せていったところ、色々とうるさく言わなくなってきました(笑)
結果的に職員のストレスが減りましたね。

-行事の共有がとても評判が良いと聞きましたが

そうなんです。お手紙で行事の連絡をしても、なかなか保護者に行き届かないことがありました。
これは小学生あるある。行事予定のカレンダーに行事を登録し、念のため一斉お知らせで配信しました。職員や保護者で共有することができるので、いちいち聞かれなくなりましたし、聞かれたとしても「保護者アプリから行事を確認してください。」と伝えればOKです。
保護者の方もだんだんわかってきてくれて、いちいち聞いてくる方も減り、行事の予定を確認してくれるようになりました。

-保護者用提出書類も大変役に立っているとか

はい、決められたフォーマットに記入して提出って良くあるじゃないですか、その決められたフォーマットの書類を「保護者用提出書類」に保管しておけば、保護者側でダウンロードができます。
前はこちらでコピーしたのをいちいち渡していていました。
タイミングが悪くコピーが無い時は「ごめん、ちょっとコンビニ行ってコピーしてくる」となり、職員が1人とられてしまって。「保護者用提出書類」からダウンロードできるようになり、とても便利になりました。

-ICTシステムの導入を検討している施設にアドバイスはありますか？

想像で「これは便利になるな」と思っている分や以上に、メリット様々な部分で出てきます。
今まで手作業で全てやっていたと思うと、絶対に戻れません。やはり文明の力を上手く使って電子化すれば、職員のストレスをかなり軽減できるので、とにかく恐れずに導入してみることです。
というか、今の時代、導入しないと置いて行かれますよ！