ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。
手書きの連絡帳や日誌、計画案にこだわっていたスタッフが多かったため、なかなかICTシステム導入に踏み切れなかったというK様。ところがHoicのお試し導入で入職1年目の先生が飛躍的に事務作業が短くなったため、他の先生も試してみようかという形で導入が進んでいったそうです。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

とにかく事務作業の時短です。ほんとうは手書きにこだわっている職員が多かったのですが、自治体からの補助金がでることからお試しでICTシステムを導入してみたところ、2週間目くらいから明らかに新人の先生の事務作業が短くなっていることに気づいて。先輩保育士さんたちが興味をもたれるには十分でした。
どうしても手書きで届けたいという部分だけ手書きにして、すでに入力していたものを利用できる部分はシステムに助けてもらうとかなり事務作業が軽減されることがわかって。それから本格導入を考えるのは早かったです。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか？

最初は難色を示していた職員も業務短縮につながることに気づいてからは若い職員に倣って頑張って覚えようとしてくれて、職員同士のコミュニケーション力が向上したと思います。職員同士のつながりが強くなると、保護者対応も充実して、特に若い保育士さんは年齢が上の保護者の方とのやりとりがベテラン保育士ほどではないですが、かなり寄り添える形にやってきたと思います。事務作業が効率化された影響が大きいですね。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか？

最初はやはり手書きがというふうに言っていた職員も、データを管理するための書類などから入力を覚えていってもらいました、するとやはり業務効率化につながったことから、保護者へのお便りに今までより時間を使えるようになったり、引き渡しのときに保護者との会話を楽しめるようになったとのことで、かなり好感触です。週案なども手書きだと時間がかかっていましたが、定型文を選んで修正するだけで出来上がるのでかなり重宝されています。また、文字入力に時間がかかると訴えていた職員に若い職員が音声入力の方法を教えていてそういったさらなる時間短縮をスタッフ同士で考えて向上させていっていたのは良い傾向だと考えています。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか？

保護者からはかなり好評です。特に欠席や遅刻、延長保育の依頼などをスマホでできるので楽になったとの意見がよく聞かれます。いつも１８：００ギリギリになっていた保護者の方から「数十秒遅れをおまけしてもらえなくなった」という声は複数届きましたが、きちんと時間内にお迎えにいらっしゃっている保護者の方からすると明確になったのはよかったのではないかと思います。過渡期はどうしても不満がでることもあるでしょうけれど、概ね良好だと認識しています。

あとは子どもたちの様子や園の中の状況を画像で観ることができるようになったため、そこも好評です。意外とベテラン保育士さんがマメに写真を撮っているので写真販売の希望も出ています。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか？

手書きにこだわってなかなか導入に踏み切れなかったため、お試しで導入することになったときに職員全員に説明するのが大変でした。しかし、業務の効率化を考えるのはみんな一致していたので、お試し導入することになって本当に良かったです。くわしい説明はサポートの方がしてくれて、その後もわからないことはすぐに問い合わせに応じてくださったのがスムーズに本格導入に至れた要因だと思います。