連絡帳機能をきっかけに、保護者の心配事を一緒に解決できました

学童保育所:A様

入室退室の際の手間が省けて保護者にも好評です

2023.01.15

ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。
学校敷地内に複数のクラスをもつ学童保育所A様。
これまで紙ベースで行ってきた入室、退室の登録がICTシステムを導入することによって手間やミスが省けてスムーズになったとの声をいただきました。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

これまでは書類などほぼ紙ベースでやっていました。入室は支援員が児童を確認できた時間に記入し、退室は児童だけで下校する場合は地域ごとに区切って支援員が時間を記入し、保護者が迎えに来る場合は保護者に名簿に時間を記入してもらっていました。18時以降は延長保育になってしまうため、順番待ちで18時過ぎてしまった保護者と18時すぎてから学童に到着した保護者と区別がつかなくなるという事態になったり、日付や時間を間違って記入したりとミスや漏れも発生していました。

保護者からのクレームにもつながっていましたし、入室記録せずにいつの間にか帰っていた児童がいて、ひと騒動ありまして。とにかくなんとかしなければということで、自治体に相談したところ、ICTシステムの導入を検討されているということで、いち早く試験的に導入させてもらいました。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか？

目的の入退室管理をスムーズにすることが達成できました。
これまでなあなあになっていた入室時間も児童自身がカードリーダーを使って登録することで正しい時間が把握できるようになり、集団下校する児童もいつ退室したのかが明確に登録できるようになったため、支援員の負担が大幅に軽減されたと思います。
紙ベースの頃は支援員にかまってもらいたい気持ちや、干渉されたくない気持ちから入退室のチェックを嫌がる児童もいましたが、自分でカードをタッチするだけで登録ができるので、逆に打刻を何度もしたがる児童がでてきたほどです。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか？

入退室のチェックは運営側が思っていた以上に現場スタッフのストレスになっていたようで、かなり好評でした。なにもしなくても児童が入退室の登録をしてくれ、それが一覧表になるわけですから。保護者にも通知がいきますから、保護者が確認の電話を入れてくることもなくなりました。退室の登録もすぐなので、時間に余裕がある保護者の方とのコミュニケーションもとれるようになってきて、子育て支援への取り組みを実感できるようになっているようです。

また、なかなかお友達の輪に入れない児童や、悩みを抱えていそうな児童に寄り添ってコミュニケーションをとることで、児童はもちろん、現場スタッフもこれまでうまく接することができなかったジレンマを払拭できているようで教室内に笑顔が増えたと思います。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか？

やはり、退室の際に登録がスムーズになったことで迎えにいらっしゃる保護者の反応は良好でした。きょうだい児がいる保護者の方はよりスムーズに退室登録ができるため、後ろに並ぶ他の保護者への申し訳ないというストレスから開放されるだけでなく、支援員や他の保護者とのコミュニケーションもとれるようになったと喜びの声をもらいました。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか？

パソコンやタブレットの購入についてでしょうか。自治体に相談してIT補助金や学童運営のための補助金を使える基準を満たしていたので利用できてよかったです。全部紙ベースだったので、それをデジタル化していくという過程が難しかったですね。ただ、長期休暇中の大学生アルバイトさんたちがセットアップを手伝ってくれたので助かりました。あとはただただ慣れだと思います。もっと連絡帳や撮影した写真など、保護者とのコミュニケーションに使える機能を使いこなしていきたいです。

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