ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。

「人が足りない」「業務環境が悪い」という職員の声が聞かれ、そのアナログな事務作業の量に辟易していたK様。過去最多の学童保育施設量となり、自治体が補助金を出すということからICTシステムの導入を検討に至ったということです。まずは勤怠システムから入れてみようということで、お試し導入したことからICTシステムを導入して本当に良かったとの声をいただきました。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

もともとは同じ保育施設運営グループの別の部署にいました。こちらの学童保育施設に配属され、あまりの事務作業の量の多さに驚かされたものです。しかもしれがほとんどアナログで。なんとか効率化を図るものの現場からは人手不足と環境の悪さを理由にパソコンを現場に入れることもはばかれることがありました。今回自治体で補助金が出るということでICTシステムを職員の勤怠管理からお試しで導入して、そこから徐々にICT化を勧めて事務作業の効率化を図っていこうと考えています。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか？

最初はカードリーダーを置く場所ですら揉めるくらいには導入に何色を示す職員さんがいました。しかし、勤怠管理をシステム化し、シフト管理も自動化されることで運営側とのやりとりもスムーズになったため、その後は特に問題なくスムーズに進みました。

カードリーダーをおくのであれば、ということで子どもたちの入退室管理もはじめ、児童や保護者情報の管理も職員の手をわずらわせることなくできたので、このまま順調にICT化を順調にできそうです。まだまだこれからですが、学童保育所内の空気が和らいでいる気がします。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか？

前述の通り最初は本当にカードリーダーを置くことすら難色を示すスタッフがいました。カードを忘れたらどうするのか、打刻を忘れたらどうするのかと不満ばかり言うスタッフもいましたし。しかし、これまで手書きで名簿に書き込んでミスをしたり、なぁなぁで時間を書き込んでスタッフ間でトラブルに発展したりということが少なからずあったため、デジタルで管理されることからそういった険悪なムードにならないことからうまく浸透していったと思います。

結構高齢のスタッフが多いので、デジタル機器を触ることに苦手意識があるという方が多かったことも浸透していってから気付かされました。そういった「わからない」ことを他のスタッフに聞いてみるということからスタッフ同士のコミュニケーションが深まったことは思いがけないプラスになりました。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか？

子どもたちの入退室管理をICTシステムで管理していきたい、保護者や子どもたちの情報をデジタルで管理していきたいということでアンケート調査をまずしました。しかし、ほぼ賛成の声がいただけましたし、導入する際もその後もスムーズです。むしろ「待っていた」「楽になった」という声が聞かれました。お迎えに行く、行けない、お迎えの時間が変わった、急遽休むことになった、習い事があって速く送り出してほしいなど、突発的な連絡がいつでも電話ではなくシステム上で行えることが保護者にとって楽だったようです。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか？

やはりスタッフに理解してもらうための説明でしょうか。最初に導入のことを伝えたときには配属されて間もない若造が人生の先輩でもある年配スタッフにデジタル機器を使えと指示をしてくるといった捉え方をされていたため説明には苦慮しました。しかし、思った以上に使い勝手が良いこと、サポートの方の説明がわかりやすかったことから、導入したあとはスムーズにいきました。もちろん機器に慣れていなかったり、保護者にうまく説明できなかったりということはありましたが、そこもサポートの方にどう説明したらいいかを聞いてみて、うまくいったことがよかったと思います。「いつも残業続きだったから、定時で帰るのになれない」と笑っていた職員がいて報われた気分です。