連絡帳機能をきっかけに、保護者の心配事を一緒に解決できました

学童保育所:A様

悩みが解決するだけでなく保護者の信頼感もアップしました

2022.08.15

ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。

緊急連絡など紙のコストと4つの棟に別れた学童保育所それぞれで印刷するための印刷コストに悩まされていたA様。Hoicの導入で悩みも解決し、保護者様との距離も縮まったそうです。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

1つは連絡をするためのプリントのコストを下げるためです。
もう1つは、地域の学童保育の運営をまとめて行っているため、1つの校区でも4つの棟にわかれた施設もあり、それぞれにプリントを持ち込んで印刷をかけるので、スタッフの移動時間や印刷代のコストを下げるために導入を考えました。コストを下げるのが第一でしたが、印刷を待つ時間やプリントを作る時間、修正する時間、ミスを指摘されてやりとりする時間などさまざまな時間の浪費もなくなるため、業務の効率化が図れることも目的としてありました。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか？

期待通りに上と印刷代のコストまた人件費も抑えることができました。
これまでプリントや電話で緊急連絡を保護者に伝えていましたが、アプリですぐに連絡がつくようになったことから学童保育スタッフへの保護者からの信頼感がアップしたように感じます。

事務作業が簡易的になったことでスタッフの残業も減り、スタッフからも保護者からも好評のなのでGAKUDOUを導入をして良かったです。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか？

最初は慣れないスタッフが戸惑う場面もありましたが、ずっとコピー機の前で待っていたり、コピーをするためだけに各学童保育所を回ったりということがなくなったため、好評を得ています。
移動してコピーをし、そこで子どもたちの様子やスタッフとのやりとりをしてからまた事務所に戻って事務作業をする、という心身ともに疲れてしまう工程もなくなったので本当に便利だという声も聞かれました。
なにより保護者様と笑顔でやり取りしている機会が増えました。お子さんの写真を見ながら様子を伝えたり確認したりといったコミュニケーションも増え、本当によいツールだと思います。また、支援員や指導員の実際の指導の様子も保護者に視覚的に伝わるようになったのは、スタッフ同士のモチベーションにもつながっているのではないでしょうか。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか？

保護者のマイページでスムーズに連絡をすることができるようになっためかなり喜んでいただいてます。特にお迎えが遅くなる時、学童保育がお休みかどうかが不明のときなどのちょっとした確認や連絡がいつでもできるためスタッフとのやり取りもスムーズです。
これまではプリントでうまく伝わっていない場合、保護者一人ひとりにお電話で連絡をして、つながらないときなど保護者からのクレームにつながっていました。
そういったクレームにつながる懸念材料が減ったため保護者からの信頼感がアップしたと感じています。

また、保護者さまと児童の間でご家庭でのコミュニケーションもGAKUDOUを通じて増えたと伺いました。画像で様子が確認できるため会話のきっかけになりやすいのでしょう。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか？

特に苦労はありませんでした。導入の際にはサポートの方がしっかりとこちらがわかるまで説明してくださいましたし、データの登録や他の設定も最初は全部してもらったので安心してスタートできました。
初期費用としての機器台が必要ではありますが、これまでの紙や印刷、スタッフが移動するためのコストを考えるとすぐにもとはとれます。本当に導入してよかったです。

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