学童保育では、保護者・スタッフ共に色々と改善したいことがあっても、なかなか次の一歩に踏み出せないと聞きます。
効率が悪いことは分かっていても、なかなかいきなり電子化－いわゆるICT化って敷居が高く感じてしまいますね。
ここでは、「もう限界」ということでICT化に踏み切った施設様をご紹介します。

－よく保護者から「うちの子、そっちに行ってますか？」と問い合わせがあったとか

はい、小学生ですから、学校帰りになんとなく寄り道して、そのまま友達と盛り上がってしまい、なかなか学童保育に来ない･･･
低学年ならよくあることでしょう。
それでよく電話で問い合わせをもらっていたんですよ。
でも、スタッフは電話に出たがらないんです。
それは当然ですよね。
いきなりクレームを言ってくる保護者とかいますもん、こちらの忙しさなんてお構いなしにね。

－ICTシステムを導入する直接のきっかけになったのですか？

そうなんです。電話を受けて「まだ来ていませんよ」と伝えるだけならいいのですが、「ついでに教えて･･･」など話が長くなりがちだったんです。
保護者の方も日々とても忙しいので、まとめて何か聞きたい気持ちも分かるのですが、こちらは常に手が足りず、電話応対は避けたいと考えていました。

－まずは児童の入室処理と退室処理から導入したそうですね。

ええ。GAKUDOU-ICTシステムは、子ども達がQRコードを印字したカードをそれぞれ持っていて、入室時と退室時にタブレットのカメラに読み込ませます。
そうすると、保護者の携帯にPUSH通知、及びメール送信がされます。これで入室と退室が把握できます。
児童がカードを忘れても、タブレット上で自分の名前を検索して入室処理などができます。

－他にも集計作業などで便利になったとか。

はい。導入してみると便利な機能がたくさんありまして。その日に利用した児童やお休みした児童の数が集計されて日誌に自動的に反映されるのでとても便利です。
手作業の煩わしさから解放されました。

－保護者も携帯アプリを使って色々なことができるようになったのですよね。

とても好評でした。先ほど述べた入室時と退室時のQRコード読込もそうですが、施設からの一斉お知らせ配信ができるのは便利です。
プリントした用紙を保護者に渡さなかったり、無くしたりする子が多いので、いい機能ですよね。
あと保護者と個別に連絡帳があって、やり取りができるのもいいですね。

－勝手にLINE交換して問題になると聞きますよね。

うちではないのですが、同市内の他の施設でそれをやられて、問題になったことがあるそうです。
もちろん「保護者と個人的にLINE交換は禁止」とされていますが、なかなか守られない。
このGAKUDOU-ICTシステムがあれば、「保護者一斉お知らせ」「保護者との連絡帳」でだいたいの連絡はOKです。

－操作研修も好評だったそうですね。

はい、スタッフの中には機会が苦手な人もいるので、不安だったのですが、操作研修がとても分かりやすくて好評でした。
実際にデモ環境で保護者とのやり取りをしてみたり、お知らせを送ってみたりできました。
また、困った時の電話相談窓口もあるので安心です。

－まだICT化していない施設も多いと聞きます。アドバイスをお願いします。

現場の抵抗感は理解できます。しかし、導入すると、思った以上に「これもできるの！」「あれもできるんだ！」と気付くことの方が多いですよ。
手作業が普通になっていても潜在的にもっと便利になってほしいと思っていることは多いはずです。
まずはうちみたいに入室・退室の一括管理から始めてみるのがおすすめ。3ヵ月もすれば、保護者もスタッフも満足して使っていることでしょう。