毎日とても忙しい学童保育現場。日本中の施設で「スタッフが足りない」という声を聞きますね。そのため、スタッフの間で何か不満があっても「振り返り」や「改善提案」がなかなかできません。
このたび、何とか時間を作ってスタッフでミーティングを行い、日々スタッフが負担に感じていることや、どうやったら改善できるのかを話し合い、ICTシステムの導入に踏み切った施設があります。施設の責任者に声を聞いてみました。

－スタッフで「現在の不満」について話し合ったそうですね

そうなんです。スタッフ同士で「こうなるといいね」「こうすればいいのに」という日々の不満は話しているようなのですが、なかなか施設の責任者まではっきりと届かず、ずるずるとそのままになっていたんですよね。
おそらく「責任者も忙しいだろうから悪いな」という配慮なのか、「伝えたところで何も改善されないんじゃないか」という諦め？もあったのかもしれません。
そこで、なんとか時間を作ってスタッフを集めてミーティングを行いました。
実は私自身はこのタイミングで気になっていたICTシステムの導入に踏み切ろうと画策していたのですが！

－スタッフさんからはどんな不満が出たのですか？

色々出ましたが、この際、保護者への不満についてはちょっと置いといて(笑)。色々な保護者さんがいますから。以下に挙げますと
・児童の入室・退室・お休みの管理がなかなかうまく行かない
・毎日作成する「学童施設日誌」が手書きなので面倒
・保護者にお知らせしたいことがきちんと伝わらない
・請求書と領収書がきちんと渡せていない
などなど。細かいものを挙げるとキリがないですが、このあたりが皆不満に思っていたみたいでした。
あとスタッフ同士でも「AさんとBさんは合わない」などどうしてもありますよね。それはどこの団体でも職場でもあることなんですが。その2人が原因で認識違いがあると全体が混乱しますしね。

－ICTシステムを導入踏み切った理由は何でしょうか

まず、ICTシステムを導入すれば、かなりの悩みは解決できる、という話に持っていきました。
児童の入退室の管理は打刻時間での管理ができますし、お休みの数も管理できます。
そうすると「学童施設日誌」に自動的に人数が反映されるので、今日は何人来て何人休みかがいちいち数えなくて良くなりますよね。これは大きな負担減になります。
また、学童施設日報を手書きではなくiPad上での記入・管理にすれば、飛躍的に効率が上がります。
さらに、保護者にお知らせがある時に、児童に手紙を渡すのは本当に効率が悪い！保護者に渡らなかったりしますから。
これも「お知らせ配信システム」を使えばで効率が上がります。
ありは請求書と領収書の管理ですかね。これも手書きでいちいち「〇〇さんは今月これを請求するから」となっても書き忘れたりして請求できないことが多々ありました。
「請求管理」システムを使ってその都度請求書に記載し、請求書も領収書も印刷できるとお金に関する間違いが減るので、施設への信用も保たれますね。

ースタッフさんの反応はいかがでしたか？

年配のスタッフが抵抗を示していたのですが、若手のスタッフが「サポートするから大丈夫！」と背中を押して挙げていました。本当に助かりました。
電子化は望んでいるスタッフとそうでないスタッフが半々くらい？でしたが、やはり効率を考えると導入せざるを得ないなという認識は全員あったようですね。IT化が目覚ましい昨今、全て紙で管理するのは時代錯誤ですから。
実際には、iPadをよく使うスタッフと使わないスタッフが分かれてしまいましたが、それはそれで分業と思えばいいのではと思います。

－導入してみてスタッフの不満は解消されましたか？

もちろんです。はじめは戸惑いましたが、研修を丁寧に行っていただいたので、だんだん慣れてきて。スタッフからは「電子化するとこんなに楽になるのね」という声が多く聞かれました。
また、スタッフ同士で「言った言わない」もなくなりましたね。保護者に伝えたい連絡は「連絡帳」に下書きして保存しておけばいいですし、学童施設日誌に記載しておかなければならないことは、作成して記載して下書き保存しておけばOKです。
請求書も間違いが減りました。その都度請求書に追記して保存しておけばいいので。

－現在ICT導入を悩んでいる学童施設様に一言お願いします。

紙での管理は温かみが感じられて、それはそれでいいのかもしれませんが、学童保育のスタッフが足りない状況では、とにかく「効率」と「間違い防止」を優先した方がいいのではと感じます。実際にICT化してみると、思った以上に様々なメリットがあります。それに、スタッフから「これも電子化しましょうよ！」と、どんどん提案されるようになると思います。