職員同士で「言った」「言わない」がなくなりました - GAKUDOU スタッフ同士で「言った」「言わない」がなくなりました

学童保育所:U様

ICTシステム導入で、請求管理の負担軽減につながりました

2021.12.15

ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。
お試しでICTシステムを取り入れてからとモニターを希望された学童保育所U様。
ICTシステムを導入することでこれまでこうなればいいなと思いながらも問題視していなかったことが業務削減につながるなど、ICT化の効果を感じているそうです。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか？

児童の情報と保護者の情報、保育料などの請求を一元化したかったためICTシステムの導入を決めました。
もともとエクセルでデータを纏めていたのですが、保育士が紙に記載したものを転機したりする作業や、データを突き合わせる作業に時間がかかり、パソコンを使える職員が残業することが多かったのです。
ICT化による補助金が学童保育所でも出ることがわかり、この機会に導入してはどうかと提案しました。
保護者とのやりとりもですが、まずは現場の職員の声の拾い上げから始めた次第です。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか？

タイムカードに手書きで入所降所の時間をこどもたちに書かせていたのですが、まず自分のカードをさがすことからはじめて、1年生には手を貸してあげなければいけませんでした。
それが、自分のICカードをかざすだけで時間が登録されるため、カードを探す手間、時間を確認する手間、書き込んでカードを戻す手間がなくなったのです。
入所降所登録に連動して延長保育料の計算や保育料請求もスムーズにできるようになりました。
特に延長保育は煩雑だったため、職員はもちろん、保護者の方も気持ちに余裕ができたように感じています。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか？

普段パソコンを使わない職員でも使えるかどうかがチェックポイントでした。
常勤の職員はいずれも40代を超えているため最初の反応は鈍かったのですが、GAKUDOUの動作がかんたんなこと、わかりやすく使いやすい点からすぐに受け入れられたように感じます。
文字を打ち込むのに時間がかかってしまうため、トントンだという職員もいますが、そのあたりは慣れや練習だと思っているので、全職員を対象に勉強会を行うのも良いかと考えています。

システムに不具合があった際もサポートセンターに電話をかけるとすぐに対応してもらえたのでタイムロスが最小限に抑えられたため、現場の職員はかなり信頼を置いています。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか？

保護者からの反応は概ね良好です。もちろん紙でもらった方が実感がわくという保護者の方も一定数いらっしゃいますが、学童保育所の運営継続の観点からご理解いただきました。

延長保育料をこれまでその都度支払ってもらっていたので、今後は保育料と一緒に請求できるように設定をしてほしいとの声もいただき、すぐに対応しました。
18:00をすぎたら15分毎にいくらと決まっているのですが、キャッシュレス化が進んで現金をもっていないことにお迎えの声をかけてから気づく保護者の方も増えており、クレームにつながることもあったのです。
現場の職員とも話し合ってGAKUDOUのサポートの方に設定をしてもらったところ、延長保育を利用する保護者の方からかなり好評を頂いています。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか？

最初実際の画面と動作、帳票などを見せていただいたときに目的としていた園児情報の管理や保育料請求などのシステムが充実していること、操作がかんたんだったことからスムーズに導入へ向けて動けました。まだ、文字入力が苦手な職員は手がかかっていますが、拒絶するような職員はおらず、使いこなせるように勉強している職員がほとんどです。
ソフトはともかく、ハード面が心配でしたが、補助金のおかげでなんとかなりそうです。

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