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学童保育所:KK様

GAKUDOUを導入することで、シフト作成と給与計算業務時間が大幅に短縮

GAKUDOUを導入した学童施設さまの声

ICTシステム・GAKUDOUを導入して学童保育のICT化を進めている学童保育所様にお話をききました。
これまでエクセルで職員のシフトを作ったり、給与計算をしたりしていた学童保育所KK様。
ICTシステムを導入することで書類作成なども含め、作業時間が大幅に削減されたとのことです。

ICTシステムを導入したのはどのような目的からですか?

エクセルを使って職員のシフトや給与計算をおこなっていました。
しかし、十数時間もシフト作成にかかってしまい、どうしても残業することに。
エクセルの関数を使っても間違いが起きたりするので、最終的には目でおいながら指差し確認して数を数えるといった手作り感満載のシフト作成でした。
ICTシステムの勉強会に参加したときに、これを使ってシフト作成や給与計算の作業時間を短縮したいと想ったのです。
そんなにパソコンができるというわけではないので、しっかり勉強してからGAKUDOUの導入を提案しました。

GAKUDOUを導入してから変化した点などございますか?

月後半になったら1日3時間は作業していたシフト作成と給与計算ですが、大幅に時間が短縮できました。
エクセルで作っていたときのような細かい調整で悩むこともなくなりましたし、必要であればエクセルでダウンロードできるので印刷して手元にほしいときもかんたんです。

職員がそれぞれ提出したシフト希望を転機して、突き合わせてという作業も、マイページで登録した時点で自動反映されるためなくなりましたし、給与計算のための出退勤チェックもICカードリーダで読み取った情報が自動反映されるためなくなりました。
シフトはわかりやすく色付けされていて、配置基準を満たしていないところはすぐにわかるようになっているので本当に助かります。 とにかく手間がなくなりました。

導入現場スタッフ様の反応はいかがでしたでしょうか?

マイページでシフトの申請ができることや、メッセージのやりとりですり合わせができることが便利と聞いています。
シフトを紙でほしい職員はさっと印刷ができるので、全てデジタル化されていないところに、ICT化に難色を示していた職員も安心したようです。
中にはもっとICTのことを知りたいと勉強したり、システムのサポートの方とメールのやり取りをしたりしている職員もいます。 スタッフの管理をしている職員からの評判は良好です。

導入後保護者様の反応はいかがでしょうか?

利用者である児童にICカードをもたせることに関してあまり反応がよくない保護者もいましたが、学童保育側との連絡がとりやすいことや、マイページでいろいろな話ができることでご納得いただいているようです。
保育園でICTシステムを利用したことがある保護者はご理解いただけました。
システム利用料も機能の割にそんなに高くないため、コスパがいいというお声も頂いています。
ICカードはせっかくだから自分たちでデザインを決められたらいいのにというお声もありました。そういう観点の不満が出るということは、システムに関してはよい反応を得ていると感じています。

ICTシステムを導入する、使用するにあたって苦労された点はございますか?

ハードに強い職員がだれもおらず、「LANケーブルとは?」から始めなければならない状態でした。
保育園で使っていた別のシステムを推す保護者もいたので、学童保育に特化したシステムを搭載しているところがよいと根気強くお伝えしてご理解を得た次第です。
最初は手間取りましたが、事務作業時間軽減や削減の時間短縮の仕組みが伝わってくると、他の管理職の方も我先にと試していたくらいなので、その後はスムーズに進みました。
今も突出してパソコンやタブレットに詳しい職員がいるわけではないのでサポートの方にいろいろ伺っています。

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