GAKUDOUシステムの導入は、単なる業務効率化にとどまらず、保護者とのつながりを強化し、子どもたちに向き合う時間を増やすきっかけにもなることも。特に、ギャラリーや行事登録といった機能は日常的にも大いに役立ちます。
今回はそんな、GAKUDOUが保護者のみなさんの安心につながっているという、さいたま市の放課後学童クラブさんにお話を伺いました。

なぜICTシステムを導入しようと思ったのでしょうか？

―導入を検討したのは、日々の業務が煩雑だったためでした。出欠確認や連絡帳の記入、活動記録の作成、行事の案内など、職員が子どもと直接関わる時間以外に事務作業がとても多く、その負担が大きかったんです。さらにうちの施設の場合、数年前から常に人手不足の課題を抱えていて、限られた人数で運営していかなくてはなりません。そのため、事務作業に追われて子どもたちの安全確認や遊びの見守りに十分な時間を割けないことに悩んでいました。
そこで、ICTシステムを導入することで業務を効率化し、作業時間を短縮しようというのが、職員の総意でした。

もっとも役に立っている機能は何でしょうか？

―日常的にもっとも役立っているのは「ギャラリー更新」です。
学童クラブは保護者が仕事をしている間に子どもが過ごす場所なので、保護者にとっては子どもがどのように過ごしているのかが一番気になるところだと思います。以前は連絡帳に短い文章で「今日は元気に遊びました」と書くくらいしかできませんでしたが、ICTシステムを導入してからは、写真を通じてその日の活動の様子を簡単に共有できるようになりました。
例えば、「今日は工作で紙飛行機を作って遊んだ」「外遊びで鬼ごっこした」といった場面を写真で保護者に送ると、「子どもが笑顔で活動している様子を見られて安心した」「帰宅後に子どもと一緒に写真を見ながら会話が広がった」という声を多くいただきます。これまで見えにくかった放課後の子どもの時間を可視化できたことで、保護者との信頼関係がより強まったと感じています。

そのほかに役立っている機能はありますか？

―写真以外にも役立っているのが「行事登録」です。学童クラブでは、季節ごとの行事や遠足、地域のイベントなど年間を通してさまざまな活動があります。以前は紙で配布したり口頭で伝えたりしていましたが、どうしても伝達漏れや日程の勘違いが起きてしまうことがありました。
GAKUDOUの行事登録機能を使えば、イベント予定を職員全員で簡単に共有できますし、保護者もアプリから確認できるのでとても便利です。「持ち物が直前に分かった」「予定をうっかり忘れなくなった」といった声もいただいています。
さらに、行事が終わったあとにその日の写真をギャラリーで配信すると、「予定を知る→当日を迎える→思い出を写真で振り返る」という流れができ、保護者にとっても楽しみが増えているように思います。

今後もっと使っていきたい機能はありますか？

―これからさらに活用したいと考えているのは「保護者アンケート」です。日常的に保護者と会話する時間は限られていて、感想をいただくことはあっても、普段の活動やイベントに関する具体的な意見を集める機会はあまりありませんでした。
アンケート機能を使えば、保護者の声を効率的に集めてデータ化できるので、次の活動や新しいイベントのアイデアを考えるうえで大きな参考になります。例えば「もっと外遊びの時間を増やしてほしい」「子どもが家で楽しそうに話していたので、また同じ企画をしてほしい」などの声を直接いただければ、活動内容を改善するきっかけになります。
クラブを職員だけで運営するのではなく、保護者と一緒につくり上げていけるツールとして、今後はより積極的に活用していきたいと考えています。